Dans de nombreuses entreprises, la formation est gérée en interne depuis toujours. Les équipes RH connaissent les processus, les interlocuteurs, les contraintes.
Ce modèle a fonctionné — et fonctionne encore, dans certains contextes.
Mais il arrive un moment où la charge dépasse ce que l'organisation peut absorber seule. Pas par manque de compétences. Par manque de moyens, d’outils ou de temps. Voici les situations qui signalent ce basculement.
Inscriptions, convocations, relances, suivi des sessions, gestion des justificatifs. Ces tâches sont indispensables — et elles prennent du temps. Beaucoup de temps. Lorsqu'elles occupent l’essentiel du quotidien des équipes RH, le pilotage devient résiduel.
L’analyse des besoins, le suivi des indicateurs, la préparation des arbitrages budgétaires passent après. Ou ne se font plus. La formation continue d’exister. Elle n’est plus réellement pilotée.
Excel, e-mails, fichiers partagés, outils déconnectés : c'est encore la réalité de nombreuses fonctions formation.
Les données existent, mais elles sont éparpillées. Les consolider prend du temps. Les fiabiliser aussi. Et quand plusieurs personnes interviennent sur les mêmes fichiers, les erreurs de version s'accumulent — jusqu'à ce qu'on ne sache plus quelle donnée est la bonne.
Ce fonctionnement a une conséquence directe : les équipes passent une part significative de leur temps à chercher, vérifier et corriger plutôt qu'à analyser et décider. Certaines organisations estiment que jusqu'à 30 % du temps consacré à la formation est absorbé par ces tâches de consolidation manuelle.
Dans ces conditions, les équipes compensent — ce qui alourdit la charge et augmente le risque d'erreur. Et lorsqu'un collaborateur clé quitte l'entreprise, c'est souvent toute la mémoire opérationnelle qui part avec lui.
Un outil structurant change la donne : centralisation des données, automatisation des tâches récurrentes, pilotage lisible. Des solutions comme Training Square permettent précisément de poser ce cadre. Sans cela, la fonction reste en mode survie.
Entretiens professionnels, bilans à six ans, suivi des habilitations, exigences de conformité : le cadre réglementaire s’est densifié. Le niveau de rigueur attendu aussi.
Sans processus structurés, ce suivi repose sur la vigilance des équipes. C’est tenable un temps. Ça ne l’est plus dès que l’organisation grossit ou que les dispositifs se multiplient.
Les directions générales attendent aujourd'hui une vision claire : combien on dépense, pour qui, avec quel impact.
C'est une attente légitime. La formation représente souvent le deuxième ou troisième poste de dépenses RH. À ce niveau d'investissement, les directions veulent des indicateurs fiables, lisibles et comparables dans le temps — pas un fichier Excel reconstitué la veille du CODIR.
Produire ce niveau de reporting suppose du temps, des données consolidées et des outils adaptés. Lorsque les équipes sont absorbées par l'exécution, ce niveau d'exigence devient difficile à atteindre. Et les conséquences sont concrètes : la fonction formation peine à démontrer sa valeur, les budgets sont remis en question à chaque cycle, et les arbitrages se font sans visibilité réelle sur ce qui fonctionne.
À terme, c'est le positionnement stratégique de la fonction qui s'affaiblit — réduite à un rôle administratif alors qu'elle pourrait peser sur les décisions de développement des compétences.
Nouvelles entités, nouveaux sites, multiplication des dispositifs, interlocuteurs plus nombreux.
Ce qui fonctionnait avec 300 collaborateurs ne tient plus avec 1 500. Sans évolution du modèle, la qualité de suivi se dégrade — souvent de manière progressive, jusqu’au point de rupture.
Face à ces situations, certaines organisations ne recrutent pas uniquement.
Elles restructurent.
Elles s’appuient sur des outils pour fiabiliser et automatiser, et sur des expertises externes pour absorber une partie de la charge et structurer le pilotage.
C'est cette logique qu'appliquent les entreprises qui associent un outil comme Training Square à l'expertise terrain d'un acteur comme BRH.
Un échange rapide permet souvent d’identifier les points de blocage et les leviers d’amélioration.
À propos de Training Square
Training Square est une solution TMS (Training Management System) dédiée à la gestion et au pilotage de la formation professionnelle. Elle permet aux entreprises de centraliser leurs données, structurer leurs processus et suivre l'impact de leurs actions formation dans la durée. Certifiée ISO 27001 et conforme RGPD, la plateforme s'intègre nativement avec les principaux SIRH du marché.
À propos de BRH
Cabinet de conseil spécialisé en formation professionnelle, BRH accompagne les entreprises sur toute la chaîne de valeur formation : audit stratégique, aide au choix SIRH, conduite du changement et externalisation complète de la fonction, en régie ou à distance, de façon ponctuelle ou dans la durée. BRH intervient également sur les démarches Qualiopi et les projets de transformation RH, avec une approche orientée conformité et performance opérationnelle. Parmi ses clients : Airbus, Decathlon, TotalEnergies, SNCF.