● Retour d'expérience
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IN Groupe est un acteur historique de l’identité physique et numérique, notamment connu pour la production de passeports et cartes d’identité pour l’État français et plusieurs gouvernements internationaux.
Dans un contexte de forte croissance et d’acquisitions internationales, le groupe a souhaité harmoniser ses pratiques RH et structurer sa gestion de la formation avec Training Square. Retour d’expérience d’Élise Fauvre, Formation Groupe chez IN Groupe.
IN Groupe est une entreprise spécialisée dans l’identité physique et numérique. L’entreprise produit notamment des passeports et cartes d’identité pour l’État français mais aussi pour d’autres États.
C’est une société qui existe depuis plus de 500 ans et qui a beaucoup évolué ces dernières années, notamment à travers plusieurs acquisitions en France et à l’international. Une acquisition majeure a notamment eu lieu l’été dernier avec l’intégration d’une filiale d’IDEMIA (Idemia Smart Identity). Le groupe est ainsi passé de 2 000 à 4 000 collaborateurs, dans un contexte de forte croissance et de transformation.
Côté RH, l’organisation repose sur une DRH groupe qui coordonne l’ensemble des activités RH. Des équipes RH sont ensuite réparties par zones géographiques et par périmètres métiers. La formation est pilotée au sein d’un centre d’expertise groupe chargé de déployer une stratégie commune, des processus harmonisés et des outils partagés à l’échelle du groupe.
La formation représente un enjeu particulièrement important chez IN Groupe. L’entreprise suit notamment un indicateur mensuel lié au taux de collaborateurs formés, directement indexé sur le bonus collectif. Les objectifs de formation sont donc très structurants pour l’organisation.
Les enjeux sont également très variés compte tenu des populations présentes dans le groupe. IN Groupe réunit à la fois des collaborateurs en environnement industriel, des profils IT et digitaux ainsi que des fonctions supports. Les besoins en formation sont donc très différents selon les métiers.
À cela s’ajoutent des enjeux réglementaires particulièrement forts liés à l’activité du groupe. L’entreprise est soumise à des obligations strictes en matière de qualité, de sécurité et de cybersécurité, avec des audits réguliers tout au long de l’année. La capacité à former les collaborateurs et à prouver ces formations représente donc un enjeu majeur.
Avant Training Square, IN Groupe disposait déjà d’un outil permettant aux collaborateurs et managers d’effectuer des demandes de formation. En revanche, toute la partie administrative restait largement manuelle. Une fois les demandes validées, les équipes RH reprenaient le suivi via des tableaux Excel et différents outils de gestion parallèles.
Les documents de preuve étaient stockés sur les serveurs internes de manière assez classique, sans centralisation dans un système unique. Cette organisation variait également fortement selon les filiales internationales, certaines entités fonctionnant encore avec des processus très manuels.
Une situation fréquente dans les structures où Excel devient progressivement un outil de gestion à part entière.
L’objectif principal était d’harmoniser les pratiques et de proposer une expérience commune à l’ensemble des collaborateurs du groupe, quel que soit leur pays ou leur entité.
Le déploiement de Training Square s’inscrivait plus largement dans la mise en place d’un nouveau SIRH autour de PeopleSpheres, avec une volonté forte d’uniformiser les outils et les processus RH à l’échelle du groupe.
Training Square en pratique chez IN Groupe
Plusieurs solutions avaient été étudiées dans le cadre du projet. IN Groupe utilisait déjà certains outils RH comme Cornerstone pour d’autres processus, et différentes pistes avaient donc été envisagées pour la gestion de la formation.
Training Square s’est néanmoins distingué par sa capacité à couvrir l’ensemble du processus formation, notamment toute la gestion administrative associée. La possibilité de gérer également la facturation dans le même système a constitué un point particulièrement différenciant pour le groupe.
Le déploiement s’est fait progressivement, d’abord en France puis dans certaines filiales internationales. Certaines entités ne sont d’ailleurs pas encore déployées aujourd’hui à la suite des dernières acquisitions du groupe.
Les différentes phases du projet ont été jugées très structurées et bien cadrées.
L’accompagnement des équipes RH a joué un rôle important afin de leur permettre de prendre l’outil en main dans de bonnes conditions. Les attentes autour du paramétrage et de la configuration ont également été clairement définies dès le départ, ce qui a facilité le déroulement du projet.
La communication et l’accompagnement des utilisateurs ont été des éléments essentiels dans la réussite du projet. Des sessions de présentation ont été organisées via Teams pour les équipes RH, les managers et les collaborateurs afin de présenter l’outil et ses principales fonctionnalités.
Des guides utilisateurs ont également été diffusés pour faciliter la prise en main de la plateforme et accompagner les usages au quotidien.
Les facteurs clés de succès identifiés chez IN Groupe
Le principal enjeu concerne désormais l’adoption de l’outil dans les filiales internationales. Les contextes réglementaires et les pratiques RH sont très différents selon les pays, et la formation n’a pas toujours la même importance ou les mêmes contraintes de suivi.
L’enjeu pour IN Groupe est donc de poursuivre l’accompagnement et la pédagogie afin de permettre à l’ensemble des entités de s’approprier pleinement l’outil et ses bénéfices.
Même s’il reste difficile de mesurer précisément les gains de productivité, plusieurs bénéfices concrets sont déjà observés par les équipes RH.
La gestion de la facturation représente notamment un gain de temps important, car le système interne de facturation du groupe est particulièrement complexe et implique de nombreuses étapes administratives.
Le fait de pouvoir centraliser cette gestion dans Training Square simplifie fortement le quotidien des équipes. De manière plus globale, IN Groupe estime avoir gagné environ 80 % de temps grâce à la centralisation des données et des processus dans un système unique.
La visibilité offerte aux collaborateurs et managers constitue l’un des principaux changements observés depuis le déploiement de Training Square. Les collaborateurs disposent désormais d’un catalogue accessible, clair et ergonomique, ce qui représente une nette amélioration par rapport à l’ancien fonctionnement.
Le suivi des demandes de formation apporte également davantage de transparence. Les collaborateurs peuvent désormais visualiser l’avancement de leur demande et identifier à quel niveau se situe la validation, qu’elle soit entre les mains du manager ou des RH.
L’accès à l’historique de formation et aux certifications est également particulièrement apprécié par les collaborateurs comme par les managers.
Résultats observés chez IN Groupe
seul outil pour centraliser tout le processus formation
des certifications et formations réglementaires centralisées
Gestion de la facturation fortement optimisée
Pour Élise Fauvre, la réussite d’un projet de digitalisation formation repose avant tout sur la préparation en amont. Il est essentiel de bien cadrer le projet et le plan de déploiement dès le départ, notamment sur toute la réflexion autour de l’arborescence, des compétences et de l’organisation cible.
IN Groupe ayant personnalisé la plateforme, cette phase de structuration a représenté un travail important afin de garantir une organisation cohérente et compréhensible pour les utilisateurs.
Les recommandations d’IN Groupe pour réussir un projet formation
L’expérience d’IN Groupe illustre parfaitement les défis auxquels sont confrontées les grandes organisations : multiplication des données, complexité des processus et nécessité de piloter la formation avec davantage de précision.
Au-delà du gain de temps administratif, la digitalisation de la gestion de la formation permet surtout de fiabiliser les données, d'améliorer l'expérience des collaborateurs et de donner aux équipes formation les moyens de se concentrer sur des missions à plus forte valeur ajoutée. La formation ne se limite plus à une obligation de gestion : elle devient un véritable levier de développement des compétences et de performance.