● Retour d'expérience
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La SACD (Societe des Auteurs et Compositeurs Dramatiques) est une organisation de 250 collaborateurs qui gerait sa formation entierement par email et documents papier. En deployant Training Square, elle a structuré son pilotage de formation, automatisé ses workflows et libéré du temps RH à forte valeur ajoutée.
Retour d'experience de Deborah Daubert, responsable formation et talents.
La SACD est une société dont l'activité principale est la gestion des droits d'auteur : nous collectons les droits et les reversons aux auteurs.
Nous sommes environ 250 collaborateurs dont le siège est à Paris. Côté RH, nous sommes une équipe de cinq personnes dédiées au siège, avec une organisation assez classique : une RRH, une personne en charge du recrutement et du développement RH, une gestionnaire paie et administration du personnel, moi-même sur la formation et les talents, ainsi qu'une apprentie.
Avant, tout passait par des e-mails et nous collaborions avec un prestataire externe pour l’envoie des convocations et la gestion des attestations de présence. C'était assez chronophage au vu du volume à traiter.
L'objectif était vraiment de digitaliser le processus et de pouvoir piloter le plan de formation de manière plus fluide et plus automatisée, dans une logique globale de transformation des process RH.
Un point de départ que de nombreuses équipes RH de structures similaires reconnaissent immédiatement.
Je n'étais pas présente au moment du choix, mais je sais que l'un des critères importants était l'intégration avec notre SIRH, PeopleSpheres et la mise à disposition d’un catalogue en ligne.
Plus globalement, il fallait un outil capable de structurer et de digitaliser l'ensemble du processus formation - de la demande à l'évaluation - et qui s'intègre dans notre écosystème existant.
Le premier bénéfice, très concret, c'est le gain de temps. Le fait de pouvoir centraliser les documents, les recevoir directement sur la plateforme, les valider en quelques clics et les transmettre aux organismes, ça change complètement le quotidien.
On a aussi gagné en fluidité dans les échanges, notamment avec les organismes de formation. On travaille avec plus de 40 organismes différents, donc le fait d'avoir un point d'entrée unique simplifie énormément les choses.
Autre point important : l'accès a un catalogue avec des tarifs déjà négociés. Ça nous évite beaucoup d'échanges sur les demandes standards, même si on continue à négocier en direct lorsqu'on a des volumes plus importants.
Résultats observés à la SACD — après 12 mois d'utilisation
organismes de formation gérés via un point d'entrée unique
des documents centralisés — plus aucun email perdu ni document papier
Délai de validation nettement réduit grâce à l'automatisation des workflows
D'après les retours que j'ai eus, le déploiement s'est bien déroulé. Il y a eu un travail d'intégration des historiques de formation via des imports, ce qui a permis de constituer une base exploitable dès le départ. Ensuite, il y a eu une période de latence liée a un changement de poste, puis j'ai repris l'outil à mon arrivée.
Aujourd'hui, on l'utilise pleinement et il est bien intégré dans nos pratiques.
Oui, et c'est un point très positif. Il y a eu plusieurs évolutions, notamment sur la partie KPI et reporting, qui répondent à des besoins qu'on avait identifiés. Plus récemment, il y a aussi eu des nouveautés sur l'évaluation de la formation, avec la possibilité d'impliquer les managers dans les évaluations à froid. C'est un sujet important pour nous, donc on est assez satisfaits de voir ces évolutions.
Je pense qu'il faut vraiment prendre le temps en amont. Bien définir ses objectifs, comprendre ses processus actuels, identifier tous les interlocuteurs à intégrer dans le projet... Ce sont des étapes essentielles. Il ne faut pas non plus se précipiter dans le choix de l'outil, même si certaines solutions peuvent sembler très attractives. Et surtout, il ne faut pas sous-estimer la phase de test. C'est une étape clé, qu'on a parfois tendance à minimiser, alors qu'elle conditionne beaucoup la réussite du projet.
De ne pas se limiter à l'idée de supprimer le papier. La digitalisation, ce n'est pas juste un changement d'outil. C'est un projet plus global qui implique des process, des acteurs, et une vision à moyen terme. Il faut aussi anticiper les besoins futurs et choisir un outil avec lequel on pourra évoluer dans le temps.
La digitalisation du plan de formation n'est pas qu'une question d'outil. Comme l'illustre l'expérience de la SACD, c'est avant tout un projet de structuration : clarifier ses processus, impliquer les bons acteurs, et choisir une solution qui s'intègre à l'écosystème RH existant (SIRH, organismes, managers).
Pour les structures de 200 à 500 salaries - la ou les volumes de formation augmentent mais ou les équipes RH restent resserrées - la question n'est plus "faut-il digitaliser ?" mais "comment structurer le pilotage pour gagner en efficacité et démontrer l'impact de la formation ?"
Training Square répond précisément à cette problématique, en couvrant l'ensemble du workflow formation : demandes, validations, relations organismes, reporting KPI et évaluations à froid. Une solution pensée pour les équipes RH qui veulent piloter leur plan de développement des compétences sans multiplier les outils.