Entre les inscriptions, les convocations, les conventions, les relances, les feuilles d’émargement, les attestations, les factures, les exports, les reportings… la gestion administrative de la formation peut vite devenir un « deuxième métier » pour les équipes RH.
Résultat : beaucoup d’énergie dépensée sur des tâches nécessaires, mais peu créatrices de valeur, alors que la fonction responsable formation ne se résume pas à celle de gestionnaire et est attendue sur des sujets plus stratégiques (compétences, transformation, employabilité, performance, expérience collaborateur).
Cette situation concerne aussi bien la formation professionnelle en général que les organisations ayant un plan de formation structuré, avec plusieurs sessions, plusieurs publics et plusieurs organismes de formation. Lorsque les volumes augmentent, l’administratif finit par prendre une place disproportionnée.
La bonne nouvelle, c’est qu’une grande partie de cette charge peut être organisée plus simplement. En structurant la gestion administrative de la formation, en harmonisant les pratiques et en automatisant certaines étapes, il devient possible d’obtenir des gains de temps spectaculaires. Certains clients de Training Square se félicitent ainsi d’avoir gagné jusqu’à 80 % de temps sur l’administratif grâce à l’automatisation.
Dans cet article, nous faisons le point sur :
Ce sera aussi l’occasion d’évoquer une étude de cas anonymisée montrant comment un grand groupe a réduit drastiquement le temps passé sur l’administratif grâce à l’utilisation d’un logiciel de gestion de la formation qui a permis à son équipe RH d’automatiser la plupart de ses tâches administratives.
La gestion administrative des formations professionnelles regroupe toutes les actions nécessaires pour préparer, suivre et clôturer une action de formation, en garantissant à la fois la conformité, la traçabilité et la bonne circulation de l’information.
Concrètement, elle commence bien avant le jour de la formation. Dès qu’un besoin est exprimé, il faut l’analyser, le positionner dans le plan de développement des compétences, identifier une action adaptée, organiser la session, inscrire les participants et obtenir les validations nécessaires. À ce stade, tout repose sur la coordination entre plusieurs acteurs : RH, managers, collaborateurs, organisme de formation, parfois achats et finance.
Pendant la formation, l’enjeu est surtout de suivre ce qui se passe réellement : les participants sont-ils présents, les documents sont-ils signé ? L a session a-t-elle bien eu lieu comme prévu ?
Enfin, après la formation, commence une autre phase souvent sous-estimée : récupération des attestations, envoi et relance des évaluations, facturation, archivage et reporting. Ces étapes sont essentielles, notamment lorsque la formation est liée à une certification, à des exigences réglementaires ou à des dispositifs de financement.
Individuellement, chacune de ces tâches paraît simple. Mais mises bout à bout, et multipliées par des dizaines ou des centaines de sessions, elles représentent une charge de travail considérable et consomment beaucoup de ressources.
Responsable formation, RH de proximité, managers, collaborateurs, achats, finance/compta, organismes de formation, parfois OPCO, sinon plusieurs entités juridiques… Chaque acteur a ses contraintes, ses outils, ses délais, son vocabulaire. Sans orchestration, tout se fait par e-mails, fichiers Excel, relances et « copier-coller ».
Dans un grand groupe, la complexité n’augmente pas « linéairement » : elle explose. Plus le plan de formation est important, plus le risque d’erreurs, d’oublis ou de documents manquants augmente. Un petit dysfonctionnement (ex. une relance non envoyée) se multiplie par 200 sessions. Un document manquant devient potentiellement un « trou » dans la traçabilité et la conformité.
Enfin, les données sont souvent éclatées entre plusieurs outils de gestion de la formation : un SIRH pour les collaborateurs, des tableurs pour les sessions, des dossiers partagés pour les documents, un ERP pour la facturation, parfois des outils externes pour les évaluations. Le temps passé à consolider, vérifier et ressaisir ces informations est l’un des principaux facteurs de surcharge de la gestion administrative de la formation.
Beaucoup d’organisations pensent d’abord « outil ». Pourtant, automatiser un processus mal défini… c’est automatiser le chaos. Les projets qui réussissent commencent par 3 actions simples.
Il s’agit d’abord de décrire simplement comment se déroule une action de formation type, du besoin initial jusqu’à la clôture. Qui intervient à chaque étape ? Qu’est-ce qui déclenche l’étape suivante ? Où sont produits les documents ? Où sont-ils stockés ? Cette cartographie, même sommaire, permet de faire apparaître les zones de friction : validations floues, dépendance à une personne clé, relances non systématiques.
Cette étape permet de vite identifier les « trous noirs » : relances manuelles, validations floues, duplications, dépendances à une personne.
Vient ensuite un travail de standardisation. Modèles de convocations, règles d’imputation budgétaire, circuits de validation, conventions types… Chaque élément standardisé réduit le risque d’erreur et prépare le terrain pour l’automatisation.
Enfin, la qualité des données est déterminante. Automatiser sur des référentiels incomplets ou incohérents ne fait qu’accélérer les problèmes. Identifier les données réellement utiles et fiabiliser les référentiels (collaborateurs, organisme de formation, actions, coûts) est une étape souvent invisible, mais essentielle.
Une fois ces bases posées, plusieurs leviers peuvent être activés pour alléger fortement la charge administrative.
Un outil de gestion de la formation (TMS) permet de rassembler dans un même environnement et de piloter la formation « de bout en bout » : catalogue, demandes, arbitrages, sessions, documents, relances, évaluations, reporting.
Training Square est un TMS collaboratif, connecté aux organismes, avec automatisation des processus et dématérialisation documentaire.
Ce type de plateforme évite les ressaisies et réduit considérablement les échanges dispersés et les pain points (relances manuelles, perte documentaire, temps de production de reporting). Les équipes travaillent sur une information unique, à jour, accessible selon les rôles.
Le papier n’est pas seulement contraignant, il est fragile. Un document oublié, mal scanné ou mal classé peut remettre en cause la complétude d’un dossier. La dématérialisation permet de collecter les documents au fil de l’eau, de les associer automatiquement à la bonne session et de sécuriser leur archivage. Le jour où une preuve est demandée, elle est disponible immédiatement.
Dématérialiser, c’est :
L'outil Training Management Solution permet la gestion dématérialisée, les relances automatisées, et l’accès sécurisé aux documents.
Les relances sont un excellent exemple. Relancer manuellement un participant, un manager ou un organisme prend peu de temps… une fois. Mais lorsqu’il faut le faire des centaines de fois, cela devient chronophage et source d’oubli. Les automatisations (relances, validations, envois de documents, questionnaires) libèrent les équipes de ces tâches répétitives et fiabilisent les délais.
C’est souvent le ROI le plus rapide :
Dans le quotidien, c’est ce qui transforme un service formation : moins de « poursuite » et plus de pilotage.
Quand toutes les informations sont regroupées au même endroit et actualisées automatiquement, les tableaux de bord et les indicateurs se génèrent tout seuls, au fil de l'eau. Plus besoin de consacrer du temps spécifiquement à cette tâche : suivi budgétaire, volumes de formation, taux de complétion, satisfaction : toutes ces données sont visibles en temps réel, sans extraction complexe ni retraitement manuel.
Pouvoir sortir en temps réel :
c’est un énorme gain et une montée en maturité.
Le TMS de Training Square permet des exports et indicateurs en temps réel « sans ressaisie » et une centralisation sécurisée.
Un grand groupe multi-sites (plusieurs entités juridiques, volumes élevés de formations inter et intra, catalogue hybride) faisait face à une surcharge administrative. Les équipes passaient une grande partie de leur temps à gérer les inscriptions, répondre aux sollicitations des organismes, rechercher des documents manquants et produire des reportings.
Après une phase de diagnostic, l’entreprise a engagé une démarche progressive. Les processus ont d’abord été harmonisés entre les entités, avec des règles communes et des modèles partagés.
Le TMS de Training Square a ensuite été déployé pour regrouper l’ensemble des actions de formation, des demandes jusqu’à la clôture des dossiers.
Résultats : les relances ont été automatisées, les documents générés et archivés automatiquement, et les évaluations intégrées directement dans le flux de formation.
En parallèle, quelques indicateurs simples ont été mis en place pour suivre l’avancement et la complétude des dossiers et faciliter le pilotage du plan de développement de compétences. La dématérialisation et la centralisation ont aussi permis la collecte et l’archivage des pièces au fil de l’eau avec accès sécurisé et traçabilité renforcée.
Le retour sur investissement a été rapide. Le temps consacré aux tâches administratives a fortement diminué, notamment sur la préparation des sessions, la gestion documentaire et le reporting. Le gain de temps observé s’est rapproché de 80 %, permettant aux équipes de se recentrer sur l’accompagnement des managers et la qualité des dispositifs de formation.
Point clé : le gain n’est pas « magique ». Il vient surtout de la combinaison standardisation + centralisation + automatisation + preuve documentaire.
Si vous voulez piloter (et mesurer) la valeur d’un tel logiciel, suivez quelques indicateurs simples :
Ces indicateurs ne servent pas uniquement à « reporter » , mais surtout à identifier les points de blocage et à améliorer en continu les processus.
Pour une organisation qui souhaite améliorer sa gestion administrative de la formation, l’enjeu n’est pas de tout transformer d’un coup. Il est souvent plus efficace de commencer par quelques processus clés, là où la charge est la plus forte : inscriptions, relances documentaires, évaluations, clôture des dossiers.
La première étape consiste à prendre un temps court pour observer le fonctionnement actuel. L’objectif n’est pas de faire un audit complexe, mais simplement de mettre des mots sur les irritants du quotidien.
Très souvent, certaines questions reviennent immédiatement :
Ce travail d’identification permet de sortir du ressenti et de se baser sur des faits concrets. Il met aussi en lumière des tâches qui, prises individuellement, semblent anodines, mais qui deviennent très coûteuses lorsqu’elles se répètent à grande échelle.
Une fois les principaux points de friction identifiés, il est important de faire des choix. Chercher à tout automatiser ou tout restructurer en même temps peut ralentir le projet et décourager les équipes.
Dans la majorité des cas, trois processus suffisent pour obtenir des résultats visibles rapidement. Il s’agit par exemple de la gestion des
En concentrant les efforts sur ces sujets précis, l’organisation peut rapidement réduire la charge administrative tout en sécurisant les dossiers. Ces premiers succès facilitent ensuite l’adhésion des équipes et ouvrent la voie à d’autres améliorations.
Plutôt que de tout déployer d’un coup, il est souvent plus efficace d’avancer progressivement, par population, par entité ou par type de formation. Cette approche permet d’ajuster les pratiques en cours de route et d’intégrer les retours des utilisateurs.
En parallèle, quelques indicateurs simples peuvent être suivis pour vérifier que les nouveaux modes de fonctionnement tiennent leurs promesses, notamment en termes de délais, de complétude des dossiers et de charge administrative.
Le meilleur signe de réussite : le service formation passe moins de temps à « gérer » et plus de temps à :
C’est à ce moment-là que la gestion administrative cesse d’être une contrainte et devient un levier au service d’une fonction formation plus efficace.
La gestion administrative de la formation restera toujours un pilier : il faudra inscrire, tracer, prouver, clôturer. Mais elle n’a pas vocation à absorber l’essentiel du temps des équipes.
En pratique, les organisations qui obtiennent les plus gros gains sont celles qui :
Standardisent leurs règles
Centralisent les données et les échanges
Automatisent relances, documents et circuit
Dématérialisent la preuve
Pilotent avec quelques KPIs simples.
Et quand l’ensemble est cohérent, on retrouve l’ordre de grandeur souvent cité dans les projets les mieux menés : jusqu’à 80 % de temps administratif libéré grâce à l’automatisation et à la digitalisation.
Jérôme Lesage
Le blog de la formation
Les services RH font face à plusieurs transformations majeures. Ils doivent repenser les formations en misant sur les compétences concrètes plutôt que sur les diplômes. Ils doivent exploiter tout le potentiel de l'intelligence artificielle pour gagner du temps, tout en formant les autres services à son usage.
De même, ces professionnels doivent attirer et garder les talents, veiller à la santé mentale de leurs salariés, mais aussi accompagner les fins de carrière. Enfin, de nouvelles règles européennes les obligent à plus de transparence sur leurs pratiques.
Cet outil regroupe toutes les informations sur les formations et compétences au même endroit. Il identifie ce que chaque personne sait faire et adapte les parcours selon les besoins, repère les risques de démotivation, fournit des données fiables pour répondre aux obligations légales. Surtout, il automatise les tâches administratives et libère du temps pour permettre un accompagnement humain des collaborateurs.
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