En 2026, digitaliser la gestion de la formation ne s’avère plus une option pour les entreprises. Tout comme la formation de vos collaborateurs, elle est essentielle pour rester compétitif dans un monde du travail en pleine mutation. En effet, si former ses équipes est devenu indispensable pour qu’elles acquièrent les nouvelles compétences qui permettent de faire face à la concurrence, qu’elles s’adaptent aux réglementations, la gestion doit de manière urgente gagner en performance organisationnelle pour être au final plus efficace et rentable.
Or, organiser, planifier, suivre et mesurer ces formations prend souvent beaucoup de temps et d’énergie aux équipes RH. Pourquoi ? Car, dans la plupart des organisations, toutes les étapes de gestion de la formation s’opèrent encore de manière « artisanale » (fichiers Excel, mails...). C’est là qu’intervient la digitalisation de la gestion de la formation : il ne s’agit plus seulement de proposer des formations en ligne, mais de gérer l’ensemble du processus à travers des outils numériques performants. Que signifie digitaliser la gestion de la formation en 2026, quelle technologie choisir, quels avantages attendre ? Le point.
Digitaliser la gestion de la formation signifie utiliser des outils numériques pour organiser l’ensemble des tâches liées à la formation des collaborateurs. Cela inclut :
Autrement dit, toutes les actions qui étaient auparavant réalisées de manière manuelle — souvent dans des tableurs ou sur papier — sont désormais réalisées via des logiciels dédiés.
Les entreprises proposent chaque année de plus en plus de formations : pour répondre à la montée en compétences, aux évolutions réglementaires, ou encore aux attentes des collaborateurs en termes de développement professionnel.
Gérer ces volumes grandissants sans outil digital devient complexe et source d’erreurs. La digitalisation permet de centraliser toutes ces actions dans un même espace, ce qui simplifie la vie des équipes.
Le rôle des responsables formation évolue : il ne s’agit plus seulement d’administrer des actions, mais d’accompagner les collaborateurs, d’anticiper les besoins et d’aligner la formation avec les objectifs de l’entreprise.
Or, la gestion administrative est chronophage : collecte des besoins, mise à jour des plans, relances, archivage des documents, et plus encore. Sans digitalisation, 80 % du temps est souvent consacré à ces tâches administratives plutôt qu’à la stratégie et à l’accompagnement.
La crise sanitaire mondiale a accéléré le travail à distance et le télétravail. Aujourd’hui, les collaborateurs n’ont pas tous le même lieu de travail. La digitalisation facilite l’accès à l’information partout, tout le temps, sur tous les appareils.
Cela rend la formation plus fluide et accessible, quel que soit le lieu ou le moment.
Les générations qui entrent aujourd’hui dans le monde du travail (comme les millennials ou la génération Z) ont des attentes élevées en matière de développement professionnel et de parcours de carrière. Ils souhaitent souvent :
La digitalisation de la gestion de la formation permet de répondre à ces attentes, en leur offrant un accès au catalogue de formations, tout en offrant davantage de transparence sur les parcours.
Passons maintenant aux bénéfices très concrets observés lorsqu’une entreprise choisit de digitaliser la gestion de la formation. Au-delà de l’aspect technologique, ce sont surtout les usages quotidiens et l’organisation interne qui en sortent transformés.
Le premier bénéfice, et sans doute le plus visible, est le gain de temps. En digitalisant la gestion de la formation, de nombreuses tâches répétitives sont prises en charge automatiquement. Les inscriptions aux formations, l’envoi des convocations, la création des documents ou encore les relances ne nécessitent plus d’interventions manuelles.
Mais certains outils permettent aussi de gagner du temps sur des tâches plus exigeantes comme la constitution d’un catalogue de formation pertinent et à jour. En effet, élaborer un catalogue de formation conforme aux réglementations en vigueur, à la stratégie d’entreprise et aux attentes des collaborateurs est une mission particulièrement chronophage. Elle mobilise les responsables formation sur une longue période pour un résultat souvent frustrant et peu intuitif pour les employés.
Or, l’utilisation d’un TMS (Training Management System) permet de personnaliser le catalogue formation de chaque entreprise en quelques clics. Avec la possibilité de recenser plusieurs milliers de programme de formation de plusieurs centaines d’organismes. Et une navigation intuitive pour chaque collaborateur pour un meilleur engagement.
Résultat : le responsable formation passe beaucoup moins de temps sur l’administratif. Selon les solutions utilisées, la charge liée à ces tâches peut être réduite de façon très significative, jusqu’à 80 %. Ce temps libéré peut alors être consacré à des missions à plus forte valeur ajoutée, comme l’accompagnement des collaborateurs, l’identification des vrais besoins de formation ou la construction d’une stratégie de développement des compétences sur le long terme.
Digitaliser la gestion de la formation permet également de mieux s’organiser.
Toutes les informations sont regroupées au même endroit : les formations suivies, les compétences acquises, les documents obligatoires ou encore les éléments liés aux entretiens professionnels.
Fini les fichiers éparpillés ou les dossiers papier difficiles à retrouver. L’accès à une interface unique simplifie le quotidien et limite les oublis ou les erreurs. Cette centralisation améliore aussi la visibilité globale et rend les décisions plus simples à prendre, car les informations sont à jour et facilement accessibles.
Un autre avantage important de la digitalisation réside dans la qualité des données. Lorsque la gestion de la formation repose sur un outil dédié, les risques d’erreurs, de doublons ou d’informations obsolètes sont fortement réduits. Les indicateurs clés sont disponibles rapidement et peuvent être consultés à tout moment.
Cela permet de suivre plus précisément l’impact des formations, d’établir des bilans clairs et de mieux justifier les choix effectués auprès de la direction ou des instances représentatives du personnel, comme le Comité Social et Économique. La formation n’est plus perçue comme une dépense floue, mais comme un investissement mesurable.
Contrairement à certaines idées reçues, digitaliser la gestion de la formation ne consiste pas seulement à automatiser des tâches. C’est aussi un moyen efficace de mieux contrôler les coûts. En réduisant le temps passé sur l’administration, les entreprises mobilisent moins de ressources internes sur ces missions.
La centralisation des factures, des paiements et des actions de formation limite également les erreurs coûteuses. De plus, l’accès à des catalogues de formations intégrés permet souvent de mieux comparer les offres et d’optimiser les achats. À la clé, des économies réelles sur le coût global de gestion de la formation.
La formation concerne de nombreux intervenants : les équipes RH, les managers, les services comptables, les collaborateurs eux-mêmes et les organismes de formation externes. Sans outil adapté, la coordination entre ces acteurs peut rapidement devenir complexe.
La digitalisation simplifie ces échanges. Les collaborateurs peuvent exprimer leurs besoins de formation directement depuis le logiciel de gestion de la formation, les managers valident les demandes en ligne et les équipes RH disposent d’une vision d’ensemble pour assurer le suivi.
Les formations externes peuvent également être intégrées plus facilement, ce qui réduit les allers-retours et les pertes d’information. Quant au service comptabilité, un logiciel TMS nouvelle génération peut se connecter avec les autres logiciels RH, pour faciliter la gestion financière. Ainsi, chacun sait où il en est, et le processus devient plus fluide pour tous.
Un autre avantage important de la digitalisation concerne le confort d’utilisation. Trop souvent, les outils internes sont perçus comme compliqués ou peu pratiques, ce qui freine leur adoption. À l’inverse, un logiciel de gestion de la formation bien conçu propose une expérience simple et intuitive, adaptée à chaque profil.
Cette simplicité d’utilisation favorise l’adoption du logiciel par tous, ce qui améliore naturellement la participation et les résultats des formations. En effet, lorsqu’un outil rend l’accès à l’information facile et intuitif, les collaborateurs s’impliquent avec plus de dynamisme dans leur développement professionnel.
Enfin, la digitalisation offre une vraie souplesse. Les besoins en compétences évoluent vite, tout comme les réglementations ou les priorités de l’entreprise. Un système digital permet de réagir plus rapidement, d’ajouter une formation urgente ou d’adapter les parcours existants sans repartir de zéro.
Cette capacité d’adaptation se révèle indispensable en 2026, dans un contexte où les compétences doivent évoluer en permanence. Avec un outil digital, les modifications sont plus simples, plus rapides et beaucoup moins contraignantes.
Prenons l’exemple concret du logiciel Training Square, un TMS utilisé par des centaines d’organisations pour simplifier leur gestion de la formation . Voici les grandes étapes :
Toutes les offres de formation (internes ou externes) sont regroupées dans un seul catalogue digital. Cela évite d’alterner entre plusieurs plateformes ou fichiers pour trouver des formations.
Chaque collaborateur peut facilement formuler ses besoins de formation via des espaces dédiés.Ces demandes sont transmises aux managers, qui les valident en tenant compte des priorités.
La demande de formation validée, le système gère automatiquement les inscriptions, envoie les convocations et assure le suivi des présences. Tout est enregistré numériquement et géré automatiquement.
Toutes les pièces administratives (conventions, attestations, factures...) sont stockées en ligne. Ils restent accessibles à tout moment, tout en étant sécurisés.
Enfin, le logiciel permet d’évaluer les formations, aussi bien juste après leur réalisation que sur le long terme. Les résultats peuvent être agrégés pour produire des analyses utiles aux décideurs.
Digitaliser la gestion de la formation n’implique pas uniquement l’installation d’un nouvel outil.
Les équipes doivent s’adapter à de nouveaux processus, ce qui demande un minimum d’accompagnement et de pédagogie.
Les responsables formation et les équipes RH doivent monter en compétences sur ces outils pour en tirer tous les avantages possibles.
Afin que chaque collaborateur utilise réellement l'outil, il faut présenter clairement ses bénéfices. Une telle précaution limite les résistances internes.
Pour conclure, à l’heure où les entreprises doivent être plus agiles, plus orientées vers l’humain, digitaliser la gestion de la formation est devenu une nécessité en 2026. Les bénéfices sont nombreux :
En allégeant les tâches répétitives, les responsables formation peuvent orienter leur énergie sur l’essentiel : soutenir le développement professionnel des équipes et contribuer à la performance stratégique de l’entreprise.
En résumé, en 2026, la digitalisation n’est pas une option. C’est un levier déterminant pour la formation en entreprise, surtout lorsqu’elle s’appuie sur des solutions intuitives et pensées pour simplifier le quotidien.
Jérôme Lesage
Le blog de la formation
Parce que les responsables formation doivent gérer plus de formations, dans des délais toujours plus resserrés. Or, en rendant automatiques les tâches répétitives, la digitalisation permet au personnel RH de reconquérir un temps dédié à l’accompagnement humain qui devrait constituer leur cœur de métier.
Opter pour la digitalisation simplifie leur travail, réduit les tâches administratives et centralise toutes les informations. Les équipes RH et l’ensemble des collaborateurs ont accès à des solutions qui rendent la formation plus attrayante. Une vraie source de motivation.
Training Square regroupe toutes les étapes de la formation dans un seul outil : catalogue, demandes, inscriptions, documents et suivi. Son logiciel Training Management Solution soulage les pain points des équipes RH sur le pilotage de la formation, tout offrant plus de cohérence à l’ensemble des collaborateurs de l’entreprise.
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