Training Management System (TMS) : pourquoi l’adopter ?

Tout savoir sur le Training Management System (TMS)

La formation professionnelle a considérablement évolué avec l'arrivée du numérique. Les collaborateurs bénéficient désormais d'expériences d'apprentissage enrichies qui stimulent leur engagement. Cette transformation concerne également les outils que vous utilisez au quotidien en tant que responsables formation. En effet, vos missions se complexifient : les tâches administratives se multiplient, et les responsabilités s'accumulent. Aussi, pour mener à bien la politique de formation de votre entreprise, vous avez besoin d'outils adaptés. C'est là qu'intervient le logiciel TMS, un système de gestion de la formation digitalisé.

Il automatise les processus répétitifs et traite les données. Cette solution renforce votre capacité à piloter le développement des compétences de vos équipes, en cohérence avec les orientations stratégiques de l'entreprise. Mais qu’est-ce concrètement qu’un Training Management System (TMS) ? Pour quelles tâches ce logiciel de gestion de formation peut-il vous faire gagner du temps ? Jusqu’on s’étendent ses fonctionnalités et quelles différences existent entre un TMS et un LMS ? Le point sur cette solution qui révolutionne non seulement votre métier de professionnel RH, mais aussi l’expérience des apprenants et formateurs

Qu'est-ce qu'un TMS ? Définition

Le Training Management System, ou système de gestion de la formation en français, est une plateforme logicielle qui centralise et structure l'ensemble de vos activités de formation. Il va bien au-delà d'un simple fichier de suivi ou d'une bibliothèque de ressources pédagogiques. Ce type de solution agit comme un véritable centre de pilotage : il vous permet de planifier vos actions, de coordonner les intervenants, de suivre le déroulement des sessions et d'évaluer leur impact sur les compétences.

Le TMS prend en charge les dimensions administrative, logistique, budgétaire et pédagogique de vos programmes de formation. À la différence d'un LMS (Learning Management System) qui diffuse les contenus d'apprentissage aux apprenants, le TMS se positionne sur l'organisation opérationnelle : identification des besoins, programmation des sessions, gestion des inscriptions, suivi des présences et mesure des résultats.

Quelles sont les fonctionnalités d’un Training Management System ?

Un logiciel de gestion de la formation facilite la construction de parcours adaptés aux besoins de chacun. Son véritable atout réside dans sa vision globale : il accompagne toutes les étapes du processus de développement des compétences.

Identification des besoins et gestion du plan de formation

L'outil aide à bâtir un plan de formation pertinent, en phase avec les orientations de l'entreprise.

Il simplifie notamment :

• l'organisation et le suivi des entretiens annuels et professionnels, ainsi que leur planification collective
• la traçabilité du parcours de formation de chaque salarié
• l'actualisation régulière des compétences

Il rassemble en un seul endroit :

• les demandes formulées pendant les entretiens
• les besoins prioritaires des différents services
• les formations réglementaires obligatoires.

Cette consolidation débouche sur une planification claire, que vous pouvez suivre et ajuster au fil du temps.

Un catalogue accessible à tous

La section catalogue regroupe l'ensemble de l'offre de formation dans une structure logique, consultable par les RH, les managers et les salariés. Vous pouvez la paramétrer selon différents critères : domaines de compétences, métiers visés, objectifs pédagogiques ou modalités d'apprentissage (présentiel, classe virtuelle, modules en ligne…).

Planification des sessions et gestion logistique en amont : inscriptions, convocations, relances, absences

Gérer manuellement les inscriptions, relancer les participants, traiter les désistements... Ces tâches chronophages occupent une part importante de votre emploi du temps de responsable formation. Un TMS prend en charge ces opérations récurrentes et vous permet de vous consacrer davantage à l'accompagnement des collaborateurs et au pilotage de votre plan de développement des compétences.

En effet, le système centralise :

• L'envoi des invitations et convocations aux stagiaires
• Le suivi des confirmations de présence
• Les relances automatiques avant chaque session
• Le traitement des annulations et des absences.

Maîtriser son budget formation et optimiser les financements

Un TMS correctement configuré devient un véritable tableau de bord financier. Il vous aide à :

• Avoir une vision claire des dépenses engagées et des montants disponibles
• Visualiser les différents leviers de financement (OPCO, CPF, dispositifs spécifiques)
• Fluidifier la facturation et le suivi des règlements
• Évaluer précisément le coût réel de chaque action...

Ces informations vous permettent non seulement de respecter l'enveloppe allouée, mais aussi d'évaluer l'efficacité de vos investissements formation, leur R.O.I. (retour sur investissement).

Un TMS performant propose une vision budgétaire affinée, avec la possibilité de répartir les dépenses selon vos différents services, établissements ou types d'actions.

Après la formation : le suivi administratif simplifié

Une fois les sessions terminées, plusieurs éléments doivent être traités : attestations de fin de formation, feuilles de présence, questionnaires d'évaluation, facturation… Un TMS permet d’automatiser la création de ces divers documents.

Mais ce système permet également de recueillir les retours des participants juste après la formation, puis quelques semaines plus tard pour mesurer l'impact réel sur leurs pratiques professionnelles. L'ensemble des documents est conservé de manière organisée, et vous permet de disposer d'une vision d'ensemble grâce à la génération facilitée de tableaux de synthèse.

Un logiciel unique pour piloter vos formations

Un Training Management System rassemble toutes les étapes du cycle de formation sur une seule plateforme. Fini les fichiers éparpillés (fichiers Excel, tableaux Google Sheet…) et les outils multiples : vous gérez l'ensemble depuis un point central, de la planification jusqu'au bilan.

L'intérêt principal ? La possibilité de bâtir beaucoup plus aisément des parcours qui correspondent vraiment aux besoins de vos collaborateurs. Cette approche sur mesure favorise leur engagement et renforce l'acquisition de compétences directement applicables à leur poste.

Une solution qui dialogue avec vos autres outils de gestion RH

Pour optimiser le développement des compétences, un système TMS bien conçu peut facilement être relié à d'autres logiciels que vous utilisez déjà : l’outil de gestion comptable et administrative de votre entreprise d'une part (ERP), votre logiciel de suivi client (CRM) d'autre part.

Cette interconnexion évite la ressaisie d'informations et facilite les échanges entre vos différents services.

Un gain de temps et d'efficacité pour votre service

En regroupant votre offre de formation, en automatisant les tâches répétitives et en vous donnant les moyens de piloter stratégiquement vos actions, cet outil devient un véritable atout pour votre fonction RH. Il permet de moderniser vos pratiques tout en adaptant les parcours à chaque collaborateur. Il s’avère donc parfait pour optimiser la performance organisationnelle de tout responsable formation.

Quelles sont les caractéristiques d’un TMS performant ?

Un bon Training Management System transforme concrètement le quotidien de tous les acteurs de la formation : formateurs, responsables L&D et collaborateurs apprenants.

Les plateformes les plus efficaces se distinguent par leur simplicité d'utilisation. Une interface claire permet à chacun de trouver rapidement ce qu'il cherche et de paramétrer son espace selon ses besoins. Cette approche rend les parcours de formation plus attrayants et favorise la motivation.

La force d'un TMS réside aussi dans sa capacité à rassembler différents formats pédagogiques au même endroit : sessions en présentiel proposées par des organismes externes, modules développés en interne, dispositifs en distanciel. Cette souplesse répond aux attentes des entreprises qui souhaitent offrir des contenus diversifiés à leurs équipes.

Certains systèmes incluent, par ailleurs, des fonctions qui donnent aux formateurs les moyens de concevoir, actualiser et déployer leurs supports pédagogiques de manière autonome et efficace.

Quels sont les avantages de l’intégration d’un TMS ?

Renforce l'implication des collaborateurs

Quand les salariés peuvent accéder simplement et rapidement aux formations qui correspondent à leurs besoins, l'entreprise démontre son investissement dans leur évolution professionnelle. Ce signal crée un climat de travail constructif où chacun se sent reconnu et encouragé à progresser dans sa carrière.

Simplifie le suivi et le pilotage de vos formations

Grâce à leurs fonctionnalités de suivi et d'analyse, ces outils vous permettent de mesurer concrètement l'impact de vos dispositifs de formation. Vous disposez ainsi d'indicateurs fiables pour ajuster vos orientations et faire évoluer votre politique de développement des compétences.

Se connecte naturellement à votre environnement RH et formation

Les solutions actuelles s'adaptent à votre organisation existante. Elles communiquent avec vos différents outils : SIRH, espaces collaboratifs... Cette connexion fluidifie vos processus et centralise l'information entre les services concernés.

Résultat : les données de formation se mettent à jour automatiquement en temps réel, et chacun accède aux ressources actualisées dont il a besoin.

Soutient le développement continu des compétences

Ces plateformes accompagnent la montée en compétences sur la durée, un enjeu majeur face aux transformations rapides des métiers. Au-delà de l'intégration des nouveaux collaborateurs, elles facilitent la mise en place de parcours d'évolution professionnelle alignés sur les réalités du terrain et les besoins futurs.

Vos équipes maintiennent ainsi leur niveau d'expertise, ce qui renforce directement la performance de votre organisation.

TMS et LMS : quelle solution choisir ?

Parmi les solutions de digitalisation dédiées à la formation, deux solutions semblent rivaliser : le Training Management System et le Learning Management System. Quelles fonctions remplissent-elles réellement ? En quoi se distinguent-elles l'une de l'autre ? Et surtout, laquelle correspond le mieux aux enjeux de pilotage de vos dispositifs de formation ?

Un TMS et un LMS ne s'opposent pas. Chacun de ces outils répond à des besoins spécifiques, et leur intérêt dépend de vos priorités en matière de gestion de la formation.

Le TMS se distingue par sa capacité à traiter les dimensions opérationnelles de votre activité formation : organisation des sessions, suivi administratif des inscriptions, pilotage budgétaire.

Là où un LMS se concentre sur les contenus pédagogiques et leur diffusion aux apprenants, le TMS prend en charge l'orchestration pratique de vos dispositifs de formation. Or, dans ce domaine, beaucoup de plateformes LMS offrent des fonctionnalités limitées pour planifier les sessions, coordonner les intervenants ou gérer les ressources matérielles. Résultat : vous vous retrouvez souvent à jongler entre plusieurs fichiers ou tableurs pour assurer le suivi de votre plan de développement des compétences.

Faut-il choisir entre les deux ? Pas nécessairement. Ces systèmes gagnent à être utilisés ensemble. Plusieurs éditeurs proposent désormais des passerelles qui facilitent la complémentarité entre TMS et LMS. Cette interconnexion vous offre une vision consolidée de votre activité formation, en combinant l'efficacité administrative d'un TMS avec la richesse pédagogique d'un LMS.

Comment sélectionner un TMS adapté à votre organisation ?

Le choix d'un TMS représente une décision importante qui mérite une démarche structurée. Voici les points essentiels à examiner pour orienter votre décision.

Définir précisément vos attentes en matière de formation et de gestion

Avant toute chose, interrogez-vous sur vos besoins réels. Quels types de formations envisagez-vous de déployer ? Quels formats correspondent le mieux à vos publics : sessions en salle, modules en ligne, parcours mixtes de type blended learning ? Combien de collaborateurs seront concernés, et à quelle fréquence prévoyez-vous d'organiser des sessions ?

Cette réflexion préalable vous permettra d'identifier une solution cohérente avec votre politique de développement des compétences et vos contraintes opérationnelles.

Analyser l'offre disponible sur le marché

Chaque éditeur propose des options différentes. L'essentiel reste de trouver un outil adapté à votre secteur et à votre réalité terrain. Privilégiez une interface claire et accessible : vos équipes gagneront du temps et s'approprieront l'outil rapidement.

Assurez-vous que les fonctions proposées correspondent bien à vos attentes : suivi budgétaire, subrogation des paiements, évaluation des progressions, tableaux de bord personnalisés, émargement digitalisé, réalisation des entretiens, lancement des campagnes d’entretien, etc. Ce sont ces éléments qui vous permettront de piloter efficacement votre plan de développement des compétences.

Vérifier la capacité d'adaptation de l'outil

Un bon TMS doit pouvoir évoluer avec vous. Contrôlez sa compatibilité avec vos outils actuels et vos organismes de formation pour garantir une intégration fluide, sans perturber votre organisation.

Pensez également à moyen terme : vos besoins changeront probablement. Choisir une solution modulable, capable d'intégrer de nouvelles options au fil du temps, constitue un investissement judicieux. Vous pourrez ainsi ajuster l'outil à mesure que votre stratégie de formation se développe.

Le logiciel Training Management Solution de Training Square ne cesse d’évoluer pour répondre toujours mieux à vos besoins. Pour vérifier qu’il répond bien à vos besoins, n’hésitez pas à solliciter une démonstration.

Jérôme Lesage
Le blog de la formation

1. Qu’est-ce qu’un Training Management System et à quoi sert-il ?

Un TMS est un logiciel de gestion de la formation qui centralise l’ensemble des activités liées au pilotage des formations : identification des besoins, planification des sessions, gestion administrative, suivi budgétaire et évaluation des résultats. Véritable centre de pilotage, il automatise les tâches répétitives et aide les responsables formation à aligner le développement des compétences avec la stratégie de l’entreprise.

2. Quelles sont les principales fonctionnalités d’un TMS ?

Un TMS couvre tout le cycle de la formation : construction du plan de développement des compétences, gestion d’un catalogue de formations, inscriptions et convocations automatisées, suivi des présences, maîtrise du budget et des financements, génération des documents administratifs et analyse de l’impact des formations. Il offre une vision globale et structurée, depuis la planification jusqu’au bilan.

3. Quelle est la différence entre un TMS et un LMS ?

Le TMS et le LMS sont complémentaires. Le TMS se concentre sur l’organisation opérationnelle et administrative des formations (logistique, budget, suivi), tandis que le LMS est dédié à la diffusion des contenus pédagogiques et à l’expérience d’apprentissage des apprenants. Utilisés ensemble, ils offrent une gestion complète et efficace de la formation professionnelle.

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