Logiciel de gestion
de la formation

Le logiciel Training Square répond à une attente très concrète des responsables de la formation : comment passer moins de temps sur la gestion administrative de la formation pour mieux accompagner les collaborateurs ? 

En effet :

- il existe de nombreux canaux de formation : organismes de formation externes spécialisés ou transverses, organismes de formation internes, ou académies d'entreprise, CFA (Centre de formation des apprentis), LMS (Learning Management System)...

- de nombreuses formations sont à gérer chaque année : le plan de développement des compétences issu du recueil des besoins par une campagne périodique ou issu des entretiens annuels et professionnels, les besoins de formations recueillis au fil de l'eau, les formations obligatoires, les recyclages, les parcours de formation...

- la charge de gestion de la formation est considérable : recueil des besoins de formation, constitution et arbitrage du plan de formation, inscriptions auprès des organismes de formation, signature des conventions, envoi des convocations des stagiaires, gestion des annulations et des reports, relances multiples, gestion et archivage des documents, réception contrôle et paiement des factures, mise à jour des indicateurs réalisation des entretiens professionnels et des bilans à 6 ans, reporting sur l'activité au CSE (Comité Social et économique) aux directions...

La gestion de la formation est donc très chronophage et peut (bonne nouvelle !) être automatisée et digitalisée pour plus d'efficacité.

Le logiciel Training Square répond donc au souhait du responsable formation de gagner du temps sur la gestion administrative et logistique de la formation pour le consacrer à l'accompagnement des collaborateurs, à la pédagogie avec les organismes de formation et à l'accompagnement de la transformation du métier de la formation dans l'entreprise.

L'acronyme "TMS" signifie dans le langage courant de la formation professionnelle Training Management System, que l'on peut traduire en français par système (ou logiciel) de gestion de la formation.  Le TMS est employé par les équipes formation pour simplifier, automatiser et digitaliser leur gestion de la formation.

Par extension, Place de la formation a appelé son logiciel de gestion de la formation TMS - Training Management Solution

Le logiciel Training square se distingue des autres logiciels de gestion de la formation par son caractère collaboratif et transactionnel.

Training Square est un logiciel  :

- dédié à la gestion de la formation professionnelle ;
- connecté aux organismes de formation dont il centralise les offres (inter, intra, internes, digitales...) ce qui permet d'effectuer des commandes depuis un seul outil plutôt que de se connecter aux sites des différents organismes de formation ;
- permettant d'assurer une gestion de la formation automatisée et digitalisée ;
- permettant de réduire le nombre de fournisseurs de formation et de bénéficier d'une facture mensuelle unique plutôt que de gérer de nombreuses factures.

Les principales fonctionnalités du logiciel TMS sont :

- la centralisation de toutes les offres de formation de l'entreprise et de ses partenaires organismes de formation dans un ou plusieurs catalogues ;
- la création des budgets formation ;
- la création et la gestion du plan de développement des compétences ;
- les commandes en ligne aux organismes de formation ;
- la création d'offres de formation, de sessions de formation ;
- l'envoi des convocations à la formation aux participants ;
- la gestion dématérialisée des documents en amont (convention de formation, convocation...) et en aval (attestations, certificats de réalisation, émargements, évaluations, factures...) de la formation ;
- l'évaluation en ligne de la satisfaction (évaluation de la formation à chaud) et de l'efficience (évaluation de la formation à froid) ;
- la gestion des dispositifs de financement ;
- une facturation et un paiement centralisé pour simplifier la gestion des factures et des paiements des organismes de formation ;
- l'émargement digitalisé ;
- la gestion des entretiens professionnels et annuels et des campagnes d'entretiens ;
- le suivi du passeport formation du salarié ;
- le recyclage des compétences ;
- des espaces paramétrables à destination des salariés et des managers ;
- et bien d'autres fonctionnalités encore...

Oui, chaque utilisateur bénéficie de l'accompagnement de son Manager du Succès Client, responsable de la satisfaction de chacun de nos clients.

L'utilisateur a également accès à un système de Chat en ligne ainsi qu'à une base de connaissance intégrant les articles et tutoriels utiles à l'utilisation du logiciel.

Le logiciel Training Square est utilisé par tous types d'entreprises à partir d'un effectif d'une centaine de salariés jusqu'à un effectif de plusieurs dizaines de milliers de salariés, tous secteurs confondus. Cette page indique quelques références d'entreprises utilisant le logiciel : voir les références clients

Le coût du logiciel se répartit en deux postes :

- l'abonnement logiciel annuel basé sur la tranche d'effectif du client ;
- les prestations de mise en oeuvre : les imports de fichiers (historique des formations, salariés, plan de développement des compétences, compétences à maintenir, offres de formation...) les paramétrages des automatismes et des processus, la formation des utilisateurs.

Il existe 5 profils d'utilisateurs : "RH" avec les droits les plus étendus, "Manager" qui voit son profil et ceux de ses équipes, "Salarié" qui se voit lui même, "Formateur" pour agir sur les formations et "Consultation" pour accéder à certaines informations.

Oui, vous pouvez intégrer tout organisme de formation (qu'il soit certifié Qualiopi ou non) si l'organisme de formation n'a pas déjà été créé par un autre utilisateur ; et à vos propres conditions commerciales.

Oui, il est possible de faire de l'émargement digitalisé par email ou par un Qr code scanné avec le téléphone du participant (sur lequel aucun installation d'application ou autre n'est requise : il n'y a donc aucun intrusion) ; cette fonctionnalité d'émargement digitalisée est réservée aux formations internes ; pas encore pour les Inter et Intra qui restent à la main des organismes de formation qui renseignent la présence des participants directement dans la plateforme.

Tous types d'entretiens peuvent être créés et réalisés dans le logiciel : entretiens professionnels, entretiens annuels, entretiens de retour de congé long...

Une fois les entretiens créés, vous pouvez lancer vos campagnes d'entretien en automatique avec processus de relance et alertes.

Training Square permet ainsi de sécuriser les entretiens, notamment les entretiens professionnels obligatoires.

Le logiciel Training Square peut être couplé à un logiciel de gestion des talents et GPEC (Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences).

Oui a minima avec votre logiciel de paie (ou votre core RH si vous en disposez) pour récupérer les informations salariés (dès lors que nous dépassons 150 salariés et que le turn over est significatif). Les informations récupérées sont notamment le matricule, nom, prénom, fonction, email, salaire horaire chargé, entité juridique de rattachement, manager, RH de référence... certaines données sont indispensables, d'autres conseillées afin de bénéficier d'indicateurs de pilotage de la formation optimisés.

Il est également possible de ne pas activer les interfaces en procédant à des imports de fichiers périodiques : imports de fichiers salariés, de demandes de formation, de compétences à maintenir, d'historiques...

D'autres interfaces peuvent être réalisées à la demande, notamment avec le LMS (learning management system) ; le logiciel de gestion des entretiens en place ; le logiciel de gestion des compétences ; de gestion des temps (GTA) ; ou encore avec le système décisionnel et l'entrepôt de données...