Comment Lonza simplifie et automatise la gestion de la formation grâce à Training Square

● Retour d'expérience

Gestion de la formation Industrie Digitalisation RH Automatisation Gestion des campagnes formation

Interview de Jessica Courtine  - Responsable Formation, Lonza

La situation avant : une gestion de la formation encore très manuelle

Pouvez-vous nous présenter Lonza et votre organisation formation ?

Nous sommes un site industriel du secteur chimique d'environ 370 collaborateurs.

La fonction formation est pilotée au niveau du site par un collaborateur, avec une organisation centralisée, en interaction constante avec les managers et les équipes pour le recueil et le suivi des besoins. 

Comment était gérée la formation avant Training Square ?

Nous fonctionnions principalement avec des outils bureautiques, notamment Excel, ainsi qu'avec des échanges par e-mail. Cette organisation impliquait de nombreuses interventions manuelles et un suivi parfois complexe des validations.

À l'époque, la difficulté supplémentaire était liée au fonctionnement multisite. 

Quelles étaient les principales difficultés rencontrées ?

Les principaux irritants concernaient la charge administrative importante, le manque de visibilité globale sur les campagnes en cours, ainsi que la multiplication des échanges manuels pour suivre les demandes et relancer les validations.

Pour illustrer la situation, j'aime dire que nous essayions de construire un building comme à Dubaï avec des outils Parkside.

Le choix de l'outil : automatiser les processus et simplifier le quotidien 

Quels étaient vos principaux enjeux ?

À la base, nous recherchions une solution efficace pour nous délester de la gestion administrative des tâches à faible valeur ajoutée.Nous avions besoin d'un outil facile, ergonomique et performant pour accompagner nos campagnes annuelles de recueil.

Nos attentes portaient notamment sur la gestion des demandes, le workflow des validations ainsi que l'automatisation des notifications d'accord ou de refus. 

Avez-vous étudié d'autres solutions ?

Oui. Nous avions étudié d'autres solutions et avions même travaillé avec Bodet pendant un an.

Training Square s'est démarqué par sa simplicité d'utilisation, son ergonomie et sa capacité à couvrir l'ensemble du processus, de la demande jusqu'à la facturation, avec un niveau d'automatisation très satisfaisant.

Un autre point fort a également fait la différence : la disponibilité constante des équipes.

Training Square en pratique chez Lonza

Le déploiement : un accompagnement de proximité

Comment s'est déroulé le déploiement ?

Le déploiement s'est très bien déroulé, en plein confinement, mais toujours dans la bonne humeur.

La disponibilité des équipes et l'accompagnement des Customer Success Managers ont clairement contribué au succès de cette phase clé.

Disponibilité, formation et clarté des échanges sont les éléments qui ont marqué cette période. 

Les facteurs clés du succès du projet

Les bénéfices concrets : plus de visibilité et moins d'administratif

Quels bénéfices observez-vous aujourd'hui ?

Depuis la mise en place de la solution, nous constatons un gain de temps significatif sur les tâches administratives, une simplification des processus et une réduction notable des échanges manuels.

Nous bénéficions également d'une meilleure visibilité sur l'avancement des campagnes et d'une expérience utilisateur plus fluide pour l'ensemble des parties prenantes.

Cela nous permet de placer nos efforts et notre temps sur des tâches à valeur ajoutée. 

Quels bénéfices observez-vous aujourd'hui Qu'est-ce qui a changé dans votre quotidien ?

Avec Training Square, nous avons trouvé exactement ce qu'il nous fallait.

La plateforme nous permet de centraliser efficacement nos évaluations, et le suivi complet, depuis la demande initiale jusqu'à la facturation, est un outil formidable au quotidien.

Par ailleurs, le rôle des Customer Success Managers est essentiel. À chaque besoin ou requête, ils répondent présents. Les équipes se montrent toujours très disponibles, aussi bien lors du déploiement qu'aujourd'hui pour accompagner les évolutions et les nouveaux ajouts. 

Résultats observés chez Lonza

Une expérience utilisateur modernisée

Quels sont les principaux changements pour les utilisateurs ?

L'adoption de la solution a considérablement fluidifié nos processus RH et de formation.

Nous avons gagné en efficacité administrative tout en offrant une expérience utilisateur moderne et intuitive à nos équipes pour le suivi de leurs campagnes. 

"Avec Training Square, nous avons trouvé exactement ce qu'il nous fallait : une solution simple, ergonomique et performante, accompagnée d'équipes toujours disponibles. "

Jessica Courtine Responsable formation, Lonza

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