● Retour d'expérience
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Interview de Laurine Romby - Responsable Formation et Développement des compétences, LMFV
LMFV est une verrerie spécialisée dans la fabrication de verre borosilicate. Son site industriel de Châteauroux compte environ 380 collaborateurs, dont plus de la moitié travaillent en production, dans une organisation qui fonctionne en continu tout au long de l’année.
Dans un secteur où il n’existe pas d’école du verre, la transmission et le maintien des compétences représentent un enjeu majeur. Avec une seule personne en charge de la formation et des parcours pouvant dépasser 500 heures sur certains postes techniques, LMFV a choisi Training Square pour digitaliser et automatiser la gestion de la formation.
Retour d’expérience de Laurine Romby, Responsable formation et développement des compétences, LMFV
La situation avant : une gestion sous Excel face à des enjeux de compétences importants
Pouvez-vous nous présenter LMFV et votre organisation ?
LMFV est une verrerie industrielle spécialisée dans la fabrication d’articles culinaires en verre borosilicate, commercialisés notamment sous la marque Pyrex®.
Notre site principal de production est implanté à Châteauroux et rassemble environ 380 collaborateurs. Il regroupe à la fois les ateliers de fabrication, qui représentent plus de la moitié de nos effectifs, ainsi que l’ensemble des services supports du site (Ressources Humaines, Finance, Supply Chain, Qualité, Maintenance, Méthodes, HSE, etc.).
Notre activité de production fonctionne en continu, 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, tout au long de l’année. Les équipes de production sont ainsi organisées en rotation (matin, après-midi et nuit) afin d’assurer la continuité de notre activité.
Par ailleurs, un second site accueille principalement les équipes commerciales, marketing et vente à Courbevoie. LMFV dispose également de plusieurs implantations commerciales à l’international.
L’une des spécificités de notre métier est qu’il n’existe pas de cursus scolaire dédié aux métiers du verre borosilicate. La transmission des savoir-faire constitue donc un enjeu stratégique pour l’entreprise.
Nous développons ainsi une grande partie des compétences en interne, grâce à l’expertise de nos formateurs internes et au déploiement de l’AFEST (Action de Formation En Situation de Travail), qui permet un apprentissage directement sur le poste de travail, au plus près des réalités du terrain.
Quels sont vos principaux enjeux en matière de formation ?
Notre principal enjeu RH est de maintenir nos compétences clés. Puisqu’il n’existe pas d’école du verre, nous devons former nos collaborateurs en interne.
Les parcours de formation peuvent être particulièrement longs. Ils vont d’une quarantaine d’heures pour les formations les plus basiques à plus de 500 heures pour certains postes techniques clés.
Dans le même temps, une seule personne au sein de l’équipe RH s’occupe de la partie formation.
Comment était gérée la formation avant Training Square ?
Avant Training Square, tout était géré sous Excel, avec une partie administrative très lourde.
L’envoi et le suivi des convocations étaient notamment complexes. Sur un site industriel, les collaborateurs ne sont pas toujours présents au même moment. Il fallait donc s’assurer que chaque convocation avait bien été réceptionnée et que l’ensemble des informations avait été transmis.
Le maintien des compétences représentait également un enjeu important. Nous ne sommes pas situés dans un bassin d’emploi proposant un grand nombre de dates de formation.
Pour certaines formations, nous pouvons n’avoir que deux dates disponibles auprès de l’organisme avec lequel nous travaillons. Ces dates ne correspondent pas nécessairement aux jours travaillés par les collaborateurs concernés. Il faut donc parfois anticiper un recyclage deux à trois mois avant la fin de validité d’une compétence.
Auparavant, ce suivi était également réalisé avec Excel. Je sortais régulièrement les formations à prévoir au cours des trois prochains mois, mais l’oubli reste toujours possible.
Les principaux défis rencontrés chez LMFV
- Maintenir des compétences clés dans un secteur sans école dédiée.
- Gérer des parcours de formation pouvant dépasser 500 heures.
- Piloter la formation avec une seule personne au sein de l’équipe RH.
- Assurer le suivi administratif et l’envoi des convocations.
- Anticiper suffisamment tôt les recyclages et le maintien des compétences.
- Limiter les risques d’oubli liés à une gestion sous Excel.
- Favoriser la transmission d’information entre RH et service
Le choix de la solution : couvrir l’ensemble de la gestion de la formation
Pourquoi avez-vous choisi Training Square ?
Le coût a été l’un des éléments pris en compte, mais Training Square s’est surtout démarqué par son niveau de couverture fonctionnelle.
Certaines solutions concurrentes étaient moins complètes sur la partie administrative de la formation.
Nous recherchions également des fonctionnalités de gestion des compétences.
Training Square proposait une gestion complète de la formation et permettait aux organismes de formation d’intervenir directement dans l’outil sans avoir à supporter de coût supplémentaire.
C’était un argument important pour nous. Nous ne souhaitions pas investir dans un logiciel qui obligerait également les organismes de formation avec lesquels nous travaillons à investir pour pouvoir l’utiliser.
Training Square en pratique chez LMFV
- Une solution complète pour la gestion de la formation.
- La prise en compte des enjeux liés à la gestion des compétences.
- Une couverture étendue de la gestion administrative.
- La possibilité d’intégrer les organismes de formation dans le processus.
- Aucun coût supplémentaire imposé aux organismes de formation.
Le déploiement : un accompagnement adapté aux contraintes de l’entreprise
Comment s’est déroulé le déploiement ?
Le déploiement s’est très bien passé.
La principale complexité était que nous mettions en place trois nouveaux logiciels au même moment, avec des contraintes calendaires précises.
Les équipes Training Square ont su s’adapter à notre calendrier, à nos contraintes et à nos besoins. L’accompagnement s’est fait étape par étape.
Le système de démonstration nous a également permis de tester l’interface en amont.
Lorsque je me suis interrogée sur ce que les managers pouvaient voir de leur côté, un profil manager m’a rapidement été créé afin que je puisse visualiser leur interface et mieux comprendre comment les accompagner.
Quelle place occupe aujourd’hui l’accompagnement ?
Dès que j’ai une question, le système d’aide me permet d’obtenir une réponse très rapidement.
Nous avons également des points réguliers tous les mois. Je peux lister mes questions, obtenir des réponses et rechercher des solutions avec les équipes.
Lorsqu’une réponse ne peut pas être apportée immédiatement, les équipes reviennent vers moi rapidement.
Les demandes d’amélioration sont également transmises au service technique. Lorsqu’elles peuvent être mises en œuvre, elles le sont. Dans le cas contraire, j’ai de la visibilité sur les développements prévus.
Les facteurs clés de succès identifiés chez LMFV
- Une adaptation aux contraintes et au calendrier de LMFV.
- Un accompagnement étape par étape.
- La possibilité de tester l’interface en amont.
- Une assistance réactive.
- Des points de suivi réguliers.
- La prise en compte des demandes d’amélioration.
Les bénéfices concrets : 30 à 40 % de temps gagné et une information plus fluide
Quels bénéfices observez-vous aujourd’hui ?
Au global, j’estime gagner entre 30 et 40 % de mon temps.
De nombreuses tâches sont désormais automatisées, mais l’un des principaux bénéfices concerne surtout la transmission de l’information.
Auparavant, lorsqu’un manager souhaitait connaître la situation d’un collaborateur concernant, par exemple, le renouvellement de son CACES, il devait passer par moi pour obtenir l’information.
Il fallait parfois attendre de pouvoir se rencontrer sur un jour travaillé pour qu’il puisse me poser la question.
Aujourd’hui, grâce à Training Square, le manager peut directement consulter la fiche de son collaborateur, voir les compétences à maintenir et même télécharger un document si nécessaire.
Cette fluidité de l’information entre les RH et la production représente un gain de temps considérable. Aujourd’hui, nos managers sont très satisfaits d’avoir le logiciel.
Qu’est-ce qui a changé dans le suivi des compétences ?
Training Square nous permet de limiter les risques d’oubli grâce à des relances adressées aussi bien aux managers qu’aux RH.
Cette double relance nous aide à mieux anticiper les compétences à maintenir et à nous assurer que les collaborateurs disposent des formations de sécurité nécessaires à l’exercice de leur poste.
Qu’est-ce qui a changé dans votre quotidien ?
L’un des points les plus positifs est la facilité d’accès à l’information.
Auparavant, la transmission des informations passait par des e-mails, des échanges directs ou des comptes rendus. Aujourd’hui, tout est dématérialisé.
Nous avons moins de papiers sur nos bureaux. Lorsqu’une question se pose sur un dossier, il suffit de le consulter pour accéder à toute sa traçabilité.
J’étais moi-même très attachée au papier et j’avais une checklist pour chaque dossier. Désormais, je peux directement consulter une session pour voir ce qu’il manque, où j’en suis et ce qu’il reste à valider.
La mise en place de l’outil demande du temps au départ, mais c’est du temps gagné ensuite sur l’ensemble de la gestion de la formation.
Résultats observés chez LMFV
Gain de temps estimé entre 30 à 40%
Automatisation de nombreuses tâches
Une meilleure circulation de l’information entre les RH et la production.
Davantage d’autonomie pour les managers.
Un meilleur suivi des compétences à maintenir
Une diminution du risque d’oubli grâce aux relances
Une gestion dématérialisée et une meilleure traçabilité des dossiers.
Les clés d’un projet de digitalisation formation réussi
Quel conseil donneriez-vous à une entreprise qui souhaite digitaliser sa gestion de la formation ?
La réussite du projet doit avant tout reposer sur une véritable volonté de l’entreprise.
Il faut également accepter d’y consacrer du temps au début, notamment pour construire le cahier des charges et définir précisément ce que l’on souhaite obtenir avec l’outil.
La mise en place d’une solution permet également de revoir certaines pratiques. Même si le projet demande un investissement en temps au départ, il permet ensuite d’en gagner sur l’ensemble de la gestion de la formation.
Les recommandations de LMFV pour réussir un projet formation
- Faire de la digitalisation une véritable volonté d’entreprise.
- Consacrer du temps à la préparation du projet.
- Construire précisément son cahier des charges.
- Définir les objectifs attendus avant le déploiement.
- Profiter du projet pour revoir ses pratiques.
- Considérer le temps investi au départ comme un gain pour la suite
"Training Square, c’est du gain de temps et du zéro papier, donc c’est aussi très positif dans une démarche RSE d’entreprise. "
Laurine Romby Responsable formation et développement des compétences, LMFV
Digitalisation et RSE : vers une gestion de la formation « zéro papier »
Au-delà du gain de temps et de la simplification des processus, quels autres bénéfices observez-vous grâce à la digitalisation de la formation ?
Pour nous, Training Square représente à la fois un gain de temps et une gestion « zéro papier ».
La démarche RSE est un sujet clé pour notre entreprise.
Avec Training Square, nous limitons les échanges par e-mail ainsi que les impressions de documents. La digitalisation de la gestion de la formation s’inscrit donc également dans cette démarche.
Et si, comme LMFV, vous gagniez aussi du temps dans la gestion de la formation ?
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