Chaque année, les responsables formation consacrent une part importante de leur temps à organiser les sessions, envoyer les convocations, retrouver des documents ou produire des reportings.
Pourtant, selon Training Square, l'automatisation de ces tâches peut représenter jusqu'à 80 % de temps gagné pour les équipes formation. Ce temps peut alors être réinvesti dans le pilotage du plan de développement des compétences et l'accompagnement des managers.
Dans ce contexte, un logiciel de gestion de formation ne se limite plus à organiser des sessions. Il devient un véritable outil de pilotage, capable de centraliser les données, d'automatiser les processus et d'offrir une vision claire de l'avancement du plan de développement des compétences.
Mais toutes les solutions ne répondent pas aux mêmes besoins. Comment gagner du temps sans perdre en visibilité ? Comment suivre les compétences acquises, impliquer les managers et produire des indicateurs fiables sans multiplier les fichiers Excel ?
C'est précisément pour répondre à ces enjeux que le TMS Training Square a été conçu. Dans cet article, nous verrons comment il accompagne les responsables RH, responsables formation et équipes L&D dans le suivi quotidien de leur plan de développement des compétences.
Les difficultés rencontrées sans logiciel de gestion de formation
De nombreuses entreprises disposent déjà d'un plan de développement des compétences structuré. Pourtant, son suivi reste souvent complexe au quotidien.
Au fil des mois, les données se dispersent entre différents outils. Les échanges par e-mail se multiplient, les documents sont enregistrés dans plusieurs espaces et les équipes RH passent une partie de leur temps à vérifier que les informations sont bien à jour.
Cette organisation fonctionne tant que le volume de formations reste limité. Dès que les effectifs augmentent ou que plusieurs établissements sont concernés, les limites apparaissent rapidement.
Des informations éparpillées
Imaginons une entreprise de 700 collaborateurs répartis sur quatre sites.
Le responsable formation prépare le plan annuel dans un tableur. Les managers transmettent leurs demandes par e-mail. Les convocations sont envoyées depuis un autre outil. Les attestations sont enregistrées sur un serveur partagé et les indicateurs destinés à la direction sont produits à partir de plusieurs fichiers.
Aucun de ces outils n'est réellement en défaut. En revanche, leur accumulation complique le suivi de l'activité.
Retrouver rapidement l'historique d'un collaborateur ou vérifier l'état d'avancement d'une action de formation demande alors plusieurs recherches et de nombreuses vérifications.
Des tâches administratives qui prennent le dessus
L'organisation d'une formation mobilise une succession de petites opérations.
Inscrire les participants, envoyer les convocations, vérifier les présences, relancer les retardataires, classer les documents ou encore produire un reporting en fin de mois.
Prises séparément, ces tâches paraissent anodines. Additionnées sur une année, elles représentent un volume de travail conséquent qui laisse moins de temps pour accompagner les managers ou développer les compétences.
Selon les données publiées par Training Square, l'automatisation des processus permet aux équipes formation de gagner jusqu'à 80 % de temps sur certaines tâches administratives. Ce temps peut ensuite être réinvesti dans des missions à plus forte valeur ajoutée, comme l'accompagnement des managers ou le pilotage des compétences.
Une visibilité parfois insuffisante
Lorsque les informations sont réparties dans plusieurs outils, répondre à une question simple peut devenir fastidieux.
Quels collaborateurs n'ont pas encore suivi leur formation obligatoire ? Quel budget reste disponible ? Combien d'heures de formation ont été réalisées ce trimestre ?
Ces informations existent, mais elles demandent souvent plusieurs manipulations avant d'être consolidées.
C'est précisément à ce niveau qu'un logiciel de gestion de formation prend tout son sens : il rassemble les données au même endroit afin de fournir une vision actualisée de l'activité.
Centraliser les informations est une première étape. Encore faut-il que cette centralisation facilite réellement le travail des équipes RH. C'est ce que nous allons voir avec le fonctionnement de Training Square.
Comment Training Square centralise le suivi du plan de développement des compétences
Suivre un plan de développement des compétences ne consiste pas uniquement à savoir quelles formations ont été réalisées. Les équipes RH doivent aussi pouvoir retrouver rapidement les informations, mesurer l'avancement des actions engagées et disposer d'une vision fiable de la montée en compétences des collaborateurs.
C'est là qu'une plateforme unique prend tout son intérêt.
Une seule source d'information pour toute l'entreprise
Poursuivons l’étude de cas de notre ETI de 700 collaborateurs répartis sur plusieurs établissements évoquée plus haut.
Sans outil centralisé, les demandes de formation arrivent par différents canaux, les convocations sont envoyées séparément, les feuilles d'émargement sont archivées dans plusieurs dossiers et les reportings sont construits à partir de plusieurs fichiers.
Quelques mois plus tard, retrouver l'historique complet d'un collaborateur ou connaître l'état d'avancement du plan de développement des compétences devient souvent un exercice fastidieux.
Avec Training Square, toutes ces informations sont regroupées dans un même environnement. Les équipes RH, les managers et les collaborateurs consultent les mêmes données, ce qui limite les écarts d'information et facilite le suivi des actions engagées.
Centraliser les données ne consiste pas uniquement à regrouper des informations dans un même outil.
C'est surtout permettre aux équipes RH, aux managers et à la direction de travailler à partir d'une source unique, fiable et toujours à jour.
Cette visibilité facilite ensuite le suivi du plan de développement des compétences tout au long de l'année.
C'est surtout permettre aux équipes RH, aux managers et à la direction de travailler à partir d'une source unique, fiable et toujours à jour.
Cette visibilité facilite ensuite le suivi du plan de développement des compétences tout au long de l'année.
Un suivi qui reste lisible tout au long de l'année
Le pilotage d'un plan de développement des compétences ne se résume pas à une photographie prise en fin d'année.
Au contraire, les besoins évoluent en permanence. Certains collaborateurs changent de poste, de nouvelles formations sont programmées et des obligations réglementaires apparaissent au fil des mois.
L'intérêt d'un logiciel de gestion de formation est justement de permettre un suivi continu. Les informations sont actualisées au fur et à mesure des inscriptions, des réalisations et des évaluations, ce qui offre une vision beaucoup plus fiable de la situation.
Dans notre exemple, le responsable formation souhaite savoir quelles formations réglementaires arrivent à échéance avant la fin du trimestre.
Quelques clics suffisent pour obtenir une liste actualisée, sans avoir à consulter plusieurs fichiers ou à vérifier manuellement chaque dossier.
Selon le McKinsey Global Institute, les collaborateurs consacrent en moyenne près de 20 % de leur temps de travail à rechercher et rassembler des informations. Centraliser les données contribue à réduire ces recherches et à améliorer la qualité des décisions.
Comment Training Square automatise les processus RH formation
Les responsables formation le constatent souvent : ce ne sont pas les grandes opérations qui consomment le plus de temps, mais l'accumulation de nombreuses petites tâches.
Une convocation à envoyer, une validation à relancer, un document à classer, une attestation à retrouver… Chaque action demande peu de temps. Ensemble, elles représentent plusieurs heures chaque semaine.
L'automatisation permet justement de réduire cette charge administrative.
Les inscriptions et les validations deviennent plus fluides
Dans de nombreuses organisations, une demande de formation circule encore entre plusieurs interlocuteurs avant d'être validée.
Le collaborateur effectue sa demande, le manager donne son accord, le responsable formation vérifie le budget puis confirme l'inscription.
Lorsque ces étapes sont réalisées manuellement, les échanges peuvent rapidement se multiplier.
Avec Training Square, ces circuits de validation peuvent être définis à l'avance. Chaque acteur reçoit automatiquement les informations qui le concernent et l'avancement de la demande reste visible à chaque étape.
Les relances ne reposent plus sur la mémoire des équipes RH
Qui n'a jamais envoyé un e-mail de rappel la veille d'une formation ou recherché un participant qui n'avait pas encore transmis un document ?
Ces situations sont fréquentes et mobilisent inutilement les équipes formation.
En programmant des rappels automatiques, il devient possible d'envoyer les convocations, de prévenir les participants avant une session ou de signaler un document manquant sans intervention manuelle.
Le responsable formation garde naturellement la main sur les processus, mais il n'a plus besoin de déclencher chaque action lui-même.
Les documents restent accessibles au bon moment
Conventions, attestations, certificats, feuilles d'émargement ou évaluations : chaque formation génère plusieurs documents qu'il faut conserver et retrouver rapidement.
Lorsque ces fichiers sont répartis entre différents dossiers ou reçus par e-mail, leur recherche devient parfois chronophage.
Training Square facilite leur centralisation. Les documents restent associés à chaque action de formation, ce qui simplifie aussi bien le suivi quotidien que la préparation d'un audit ou d'un contrôle.
Selon Training Square, les entreprises qui automatisent leur gestion de la formation peuvent réduire d'environ 10 % leurs coûts de gestion, tout en sécurisant davantage leurs processus administratifs.
Des tableaux de bord qui facilitent les décisions
Produire un reporting est une chose. Pouvoir s'appuyer dessus pour prendre une décision en est une autre.
Les responsables RH ont besoin d'indicateurs simples, fiables et actualisés. Ils doivent pouvoir répondre rapidement à des questions comme :
- Où en est le budget formation ?
- Quels métiers ont le plus bénéficié du plan de développement des compétences ?
- Combien de formations restent à programmer avant la fin de l'année ?
- Quelles habilitations devront être renouvelées prochainement ?
Lorsque ces informations sont disponibles en quelques instants, les arbitrages deviennent plus simples.
Une vision adaptée à chaque profil
Un manager n'attend pas les mêmes informations qu'un directeur des ressources humaines.
Le premier souhaite suivre les formations de son équipe. Le second a besoin d'une vision globale des budgets, des compétences développées ou des obligations réglementaires.
Training Square permet d'adapter les tableaux de bord selon les besoins de chaque utilisateur, afin que chacun dispose des informations utiles à son niveau de responsabilité.
Des indicateurs qui évoluent avec l'activité
Les tableaux de bord ne sont réellement utiles que s'ils reflètent la situation du moment.
À mesure que les inscriptions sont validées, que les formations sont réalisées ou que les évaluations sont renseignées, les indicateurs sont actualisés. Les équipes RH disposent ainsi d'une vision en continu de l'avancement du plan de développement des compétences, sans avoir à consolider plusieurs fichiers avant chaque réunion.
Plus les données sont centralisées et mises à jour automatiquement, plus les indicateurs deviennent fiables. Les équipes RH passent alors moins de temps à produire les reportings et davantage à analyser les résultats.
Pourquoi les équipes RH adoptent plus facilement Training Square
Choisir un logiciel performant ne garantit pas son succès. De nombreux projets échouent parce que les utilisateurs ne s'approprient jamais réellement l'outil.
Le problème ne vient pas toujours des fonctionnalités. Il est souvent lié à la simplicité d'utilisation. Si un logiciel demande trop de manipulations ou oblige les équipes à modifier profondément leurs habitudes, il risque d'être progressivement délaissé.
À l'inverse, lorsqu'il s'intègre naturellement dans le quotidien des utilisateurs, son adoption devient beaucoup plus rapide.
Selon une enquête Gartner menée auprès de responsables RH, seulement 24 % estiment que leur organisation tire aujourd'hui le meilleur parti de ses technologies RH. Autrement dit, dans trois entreprises sur quatre, le potentiel des outils reste encore largement sous-exploité, souvent faute d'adoption ou d'usages adaptés.
Une prise en main progressive
Les responsables formation utilisent un logiciel tous les jours. Les managers, eux, n'y accèdent souvent que ponctuellement pour valider une demande ou consulter le parcours d'un collaborateur.
Cette différence est importante.
Une interface pensée uniquement pour les experts risque de décourager les utilisateurs occasionnels. À l'inverse, une navigation claire permet à chacun de retrouver rapidement les informations dont il a besoin, même après plusieurs semaines sans utilisation.
C'est cette logique qui guide le fonctionnement de Training Square : limiter les manipulations inutiles pour rendre les actions courantes plus simples.
Des workflows qui suivent les habitudes de l'entreprise
Chaque organisation possède ses propres méthodes de travail.
Certaines entreprises demandent une validation du manager avant toute inscription. D'autres ajoutent un contrôle budgétaire ou un accord de la direction.
Plutôt que d'imposer un fonctionnement unique, un logiciel de gestion de la formation doit pouvoir s'adapter aux circuits de validation déjà en place.
Les workflows configurables de Training Square permettent justement de reproduire ces processus afin que les utilisateurs retrouvent un fonctionnement familier, sans avoir à contourner l'outil.
Des managers davantage impliqués
Le développement des compétences ne repose pas uniquement sur les équipes RH.
Les managers jouent un rôle essentiel pour identifier les besoins, valider les demandes de formation et suivre la progression de leurs collaborateurs.
Lorsqu'ils disposent d'une vision claire des parcours de leur équipe, les échanges avec les RH deviennent plus simples et les décisions plus rapides.
Le logiciel devient alors un support de dialogue plutôt qu'un simple outil administratif.
Comment savoir si Training Square répond à vos besoins ?
Il n'existe pas de logiciel universel.
Chaque entreprise possède ses propres contraintes, son organisation et son niveau de maturité.
En revanche, certains signaux montrent qu'il est peut-être temps de faire évoluer vos outils.
Vous utilisez encore plusieurs fichiers pour suivre votre activité
Les informations relatives à la formation sont-elles réparties entre Excel, votre messagerie, un espace documentaire et différents tableaux de bord ?
Cette dispersion complique le suivi des actions de formation et augmente les risques d'erreur.
Lorsque plusieurs personnes interviennent sur les mêmes données, il devient également plus difficile de garantir que chacun travaille sur la bonne version.
Vous passez plus de temps à organiser qu'à piloter
Préparer une session, envoyer des convocations, relancer les participants, rechercher un document ou consolider des indicateurs sont des tâches indispensables.
Mais si elles occupent la plus grande partie de votre temps, elles limitent votre capacité à accompagner les managers, analyser les besoins ou construire les futurs parcours de développement des compétences.
Un logiciel performant doit permettre de rééquilibrer cette répartition du temps.
Vos reportings demandent encore plusieurs heures de préparation
Avant chaque comité de direction ou chaque bilan annuel, combien de temps faut-il pour produire les indicateurs attendus ?
Si la réponse est de plusieurs heures, voire de plusieurs jours, cela signifie souvent que les données ne sont pas suffisamment centralisées.
Des tableaux de bord alimentés automatiquement permettent d'obtenir ces informations beaucoup plus rapidement et de consacrer davantage de temps à leur analyse.
✅ Bon réflexe
Avant de comparer plusieurs solutions, listez les tâches qui mobilisent le plus vos équipes chaque semaine. Cette préparation vous aidera à vérifier, pendant les démonstrations, si le logiciel répond réellement à vos besoins plutôt qu'à un scénario standard.
Checklist
Votre organisation est probablement prête à franchir une nouvelle étape si :
✔ vous gérez un volume important de formations ;
✔ plusieurs établissements sont concernés ;
✔ les managers participent au suivi des compétences ;
✔ les obligations réglementaires sont nombreuses ;
✔ vous souhaitez disposer d'indicateurs fiables sans multiplier les fichiers Excel.
Pourquoi de nombreuses entreprises choisissent un TMS comme Training Square
Au fil de cet article, une idée revient régulièrement : un logiciel de gestion de la formation ne crée de la valeur que s'il simplifie réellement le quotidien des équipes.
Centraliser les données, automatiser les tâches répétitives ou produire des tableaux de bord sont autant d'objectifs qui répondent à des besoins très concrets.
C'est dans cette logique que s'inscrit Training Square.
La plateforme ne se limite pas à organiser des sessions de formation. Elle accompagne les responsables RH dans le suivi du plan de développement des compétences, facilite la gestion documentaire, automatise de nombreux processus et offre une vision actualisée de l'activité formation.
Selon les besoins de chaque organisation, elle peut également s'interfacer avec le SIRH afin d'éviter les doubles saisies et de fiabiliser les échanges de données.
L'objectif reste toujours le même : permettre aux équipes de consacrer davantage de temps au développement des compétences qu'à la gestion administrative.
Les entreprises utilisant Training Square peuvent gagner jusqu'à 80 % de temps sur certaines tâches administratives et réduire d'environ 10 % leurs coûts de gestion de la formation, grâce à l'automatisation des principaux processus.
Passez d'un suivi administratif à un véritable pilotage des compétences
Le suivi du plan de développement des compétences ne devrait pas se résumer à une succession de tableaux Excel, de relances ou de reportings préparés dans l'urgence.
Aujourd'hui, les équipes RH attendent davantage de leur logiciel de gestion de la formation. Elles recherchent un outil capable de centraliser les informations, d'automatiser les tâches répétitives et de leur fournir des indicateurs fiables pour accompagner les décisions.
C'est précisément cette évolution qui transforme progressivement la fonction formation.
Le temps autrefois consacré à la gestion administrative peut être réinvesti dans l'accompagnement des managers, l'analyse des besoins, l'anticipation des évolutions métiers et le développement des compétences.
Pour les organisations qui souhaitent faire évoluer leurs pratiques, un TMS comme Training Square constitue bien plus qu'un outil de gestion. Il devient un véritable levier de pilotage au service de la stratégie RH.
Quelques mois plus tard…
Reprenons l'exemple de notre entreprise multisite de taille intermédiaire.
Quelques mois après le déploiement de Training Square, le responsable formation prépare son comité de pilotage. Les données sont déjà disponibles : budget consommé, formations réalisées, habilitations à renouveler et progression du plan de développement des compétences.
Au lieu de consacrer plusieurs heures à consolider les informations, il peut se concentrer sur leur analyse et échanger avec les managers sur les prochaines priorités.
C'est précisément ce changement qui fait évoluer la formation d'une activité essentiellement administrative vers un véritable levier de développement des compétences.
Vous souhaitez aller plus loin ?
Choisir un logiciel de gestion de formation représente un investissement important. Avant de prendre votre décision, il est souvent utile de découvrir concrètement son fonctionnement dans votre propre contexte.
Une démonstration personnalisée permet notamment de vérifier comment la solution s'adapte à votre organisation, à vos processus RH et au suivi de votre plan de développement des compétences.
Jérôme Lesage
Le blog de la formation
Pourquoi utiliser un logiciel de gestion de formation plutôt qu'Excel ?
De nombreuses entreprises commencent par gérer leur plan de développement des compétences avec des tableurs. Un logiciel de gestion de formation va plus loin en centralisant les données, en automatisant les tâches répétitives, en sécurisant les documents et en produisant des indicateurs fiables. Il facilite également la collaboration entre les équipes RH, les managers et les collaborateurs.
Le logiciel Training Square est-il un LMS ou un TMS ?
Training Square est avant tout un TMS (Training Management System). Il est conçu pour piloter la gestion de la formation en entreprise : suivi du plan de développement des compétences, automatisation des processus RH, gestion documentaire, reporting et tableaux de bord. Selon les besoins, il peut également s'intégrer à un LMS pour diffuser des contenus e-learning.
Peut-on connecter Training Square à un SIRH ?
Oui. Training Square peut être connecté à un SIRH afin de synchroniser automatiquement certaines données, comme les collaborateurs, les postes, les services ou les mouvements de personnel. Cette intégration limite les doubles saisies, améliore la fiabilité des informations et facilite le pilotage de la formation.
Comment Training Square facilite-t-il le suivi du plan de développement des compétences ?
Training Square centralise l'ensemble des données liées à la formation dans une seule plateforme. Les responsables RH peuvent suivre les inscriptions, les compétences développées, les formations réalisées, les budgets, les habilitations et les indicateurs de pilotage à partir de tableaux de bord mis à jour en continu.
Training Square convient-il aux entreprises multisites ?
Oui. Training Square est adapté aux organisations disposant de plusieurs établissements ou de nombreux collaborateurs. La plateforme permet de centraliser les données, de suivre les actions de formation par site, de partager des indicateurs communs et de conserver une vision globale tout en tenant compte des spécificités de chaque établissement.
Connaissez-vous le glossaire de la formation ?
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