La BDESE, ce chantier où la formation coince toujours
Chaque année, la BDESE revient sur le bureau des équipes RH. Et chaque année, un volet résiste plus que les autres : la formation.
Les effectifs, la rémunération, l'absentéisme sortent de la paie et de la DSN. La formation, elle, vit ailleurs. Dans un outil de gestion, dans des tableurs, dans les factures des organismes.
Résultat : au moment de consulter le CSE, il faut reconstituer des chiffres qui existent déjà… mais nulle part au même endroit.
Notre étude exploratoire menée auprès de 30 responsables formation d'entreprises françaises de 200 à 10 000 salariés le confirme : seuls 13 % des répondants atteignent un niveau de gestion de la formation considéré comme « piloté ».
Ce que la BDESE attend sur la formation
Obligatoire dès 50 salariés, la BDESE rassemble les informations économiques et sociales mises à disposition du CSE. La formation y occupe une place centrale, car elle nourrit la consultation annuelle sur la politique sociale.
Concrètement, les RH doivent pouvoir présenter, sur plusieurs années et par catégorie :
- l'investissement formation de l'entreprise ;
- le nombre de salariés formés et le nombre d'heures suivies ;
- la répartition par sexe et par catégorie professionnelle ;
- les types d'actions menées et les dispositifs mobilisés (plan de développement des compétences, alternance…).
Ces données ne viennent pas de la paie. Elles viennent du terrain : inscriptions, présences, conventions, factures. Tant qu'elles sont éparpillées, chaque BDESE redevient un travail de collecte.
C'est précisément le cas dans la plupart des organisations : seuls 6 % des responsables formation interrogés disposent d'un écosystème connecté associant TMS, SIRH, LMS, catalogue et SSO.
Le scénario que tout responsable RH reconnaîtra
La réunion du CSE est dans trois semaines. Le chargé RH ouvre la trame de la BDESE. Section formation : vide.
Il relance le service formation. On lui envoie un export, puis un deuxième, plus à jour. Les heures ne correspondent pas aux feuilles d'émargement. Deux sessions ont été annulées mais restent comptées. Les catégories professionnelles ne sont pas codées comme dans la paie.
Il reprend tout à la main, ligne par ligne.
Le jour de la consultation, un élu demande pourquoi le nombre de stagiaires a baissé alors que le budget a augmenté. Personne n'a de réponse fiable.
Ce scénario est fréquent. Il n'a rien d'inévitable.
Du TMS à la BDESE : une chaîne de données continue
Le problème n'est pas l'outil BDESE. Ni l'outil formation. C'est le passage de l'un à l'autre. Chaque outil a un rôle précis dans la chaîne.
Training Square produit une donnée formation fiable. Le TMS centralise le plan de développement des compétences, les sessions, les inscriptions, les présences et les coûts. Les organismes de formation envoient simplement leurs documents par e-mail : conventions, attestations et factures sont détectées et rangées automatiquement. Et le logiciel s'interface avec l'ensemble de l'environnement RH, ce qui garde les référentiels salariés alignés.
QuickMS transforme cette donnée en BDESE conforme. Le logiciel BDESE de QuickMS automatise jusqu'à 80 % de la base à partir des données RH, avec des trames actualisées selon la réglementation. Les indicateurs formation y entrent via un formulaire de saisie dédié ou un import Excel/CSV. La BDESE est ensuite diffusée aux élus avec des droits par profil, une notification par e-mail et un suivi des consultations.
Des données sociales sous haute protection. Ces flux portent sur des données personnelles. La plateforme Training Square est conforme au RGPD et certifiée ISO 27001, et le logiciel BDESE de QuickMS est certifié ISO/IEC 27001:2022.
La donnée formation n'est saisie qu'une fois, dans Training Square ; QuickMS la restitue aux élus sous forme de BDESE conforme.
Moins de ressaisie. Des chiffres que l'on peut défendre devant le CSE. Et du temps récupéré pour analyser plutôt que compiler.
5 questions pour évaluer le volet formation de votre BDESE
- Combien de temps vous faut-il pour sortir le nombre d'heures de formation de l'an dernier, par catégorie ?
- Vos chiffres formation viennent-ils d'une seule source, ou de plusieurs fichiers à rapprocher ?
- Les catégories professionnelles de votre suivi formation sont-elles les mêmes que celles de la paie ?
- Pouvez-vous expliquer à un élu l'écart entre budget engagé et nombre de stagiaires ?
- Savez-vous si vos représentants du personnel ont réellement consulté la BDESE ?
Si deux réponses ou plus vous mettent mal à l'aise, le problème n'est pas votre rigueur. C'est la continuité entre vos outils.
Évaluez vos points de friction en 5 minutes
Vous vous reconnaissez dans le scénario de cet article ? Training Square propose un diagnostic gratuit pour identifier où se perdent vos données formation, du plan de développement des compétences jusqu'au reporting social.
FAQ : BDESE et formation