Entretiens annuels, objectifs, évaluations, compétences à développer, besoins de formation… Les entreprises disposent aujourd'hui de nombreuses données pour accompagner le développement de leurs collaborateurs.
Une difficulté persiste pourtant : passer d'un besoin identifié en entretien à une action de formation concrète, puis mesurer son effet sur les compétences et la performance.
Le problème vient rarement d'un manque d'outils. Il tient à leur fragmentation. Les données administratives des collaborateurs vivent dans le SIRH, les entretiens et les compétences dans un logiciel de gestion de la performance, et l'organisation de la formation repose sur d'autres outils : logiciel de gestion de formation, LMS, fichiers Excel, e-mails ou plateformes spécialisées.
Notre étude exploratoire menée auprès de 30 responsables formation d'entreprises françaises de 200 à 10 000 salariés illustre cette difficulté : seuls 13 % des répondants atteignent un niveau de gestion de la formation considéré comme « piloté », et 7 % un niveau « optimisé ».
Connecter un logiciel de gestion de la performance à un TMS (Training Management System) permet de rétablir cette continuité : partir des compétences attendues, identifier les besoins de développement, déclencher les bonnes actions de formation, puis exploiter les données produites pour piloter les compétences dans la durée.
Performance, compétences et formation : trois sujets encore traités séparément
Le besoin de formation ne naît pas dans un tableau Excel.
Il apparaît lorsqu'un collaborateur prépare son évolution, lorsqu'un manager constate un écart entre compétences attendues et maîtrisées, lorsqu'un objectif exige une compétence nouvelle, ou quand un métier se transforme.
Les entretiens et évaluations de performance sont donc des moments privilégiés pour faire émerger ces besoins. C'est le terrain des solutions de Talent Management, qui structurent objectifs, évaluations et compétences.
Mais identifier un besoin ne constitue que la première étape.
Du besoin de formation au plan de développement des compétences : là où la chaîne se rompt
Une fois le besoin identifié, une autre mécanique commence. Le responsable formation doit consolider les demandes, les analyser, les prioriser et les arbitrer en fonction des objectifs de l'entreprise, des obligations réglementaires et du budget disponible.
Il faut ensuite sélectionner les formations, gérer les organismes, planifier les sessions, inscrire les collaborateurs, envoyer les convocations, suivre les documents, les coûts, les présences et les évaluations. C'est le cœur de métier d'un logiciel de gestion de formation.
Notre étude exploratoire met en évidence une première difficulté : seuls 11 % des répondants construisent leur plan de développement des compétences en l'alignant sur les objectifs business, les compétences critiques ou le workforce planning. La majorité (56 %) s'appuie sur un plan formalisé et suivi, tandis que 22 % traitent les demandes au fil de l'eau.
Disposer de données sur les compétences ne garantit donc pas qu'elles alimentent la stratégie de formation.
SIRH, gestion de la performance, logiciel de gestion de formation : quel outil fait quoi ?
Ces outils sont complémentaires : ils interviennent à des moments différents du processus. Le SIRH sert de socle commun, le logiciel de gestion de la performance fait émerger les besoins, le TMS les transforme en actions.
L'enjeu est donc de réussir à faire circuler la donnée entre ces environnements.
Quelles données faire circuler entre gestion de la performance et formation ?
Sur le terrain, les entreprises utilisent rarement un seul outil RH. Le problème apparaît lorsque chacun conserve sa propre donnée. Parmi les responsables formation interrogés, 38 % déclarent utiliser plusieurs outils non connectés et 31 % s'appuient principalement sur Excel et les e-mails. Seuls 6 % disposent d'un écosystème connecté associant TMS, SIRH, LMS, catalogue et SSO.
Les conséquences sont connues : ressaisies, demandes à consolider depuis plusieurs canaux, managers sans visibilité sur la suite donnée à leur demande, et données de formation coupées de celles qui avaient justifié le besoin.
Une connexion utile fonctionne dans les deux sens. Du logiciel de gestion de la performance vers le TMS remontent les besoins de formation issus des entretiens, avec les écarts de compétences qui les justifient. Dans l'autre sens, le TMS restitue les formations réalisées, les évaluations, ainsi que les certifications et habilitations obtenues, qui nourrissent la lecture des compétences au cycle d'entretiens suivant.
Le SIRH, de son côté, alimente les deux outils avec le référentiel des collaborateurs (poste, service, site, manager) et l'organisation hiérarchique qui sert aux circuits de validation.
Ces flux portent sur des données personnelles. Leur encadrement (RGPD, hébergement, sécurité) fait partie des critères de choix d'un TMS : la plateforme Training Square est conforme au RGPD et certifiée ISO 27001.
Exemple : de l'entretien annuel à la formation, avec Tellent HR Grow et Training Square
Lors d'un entretien, un manager et son collaborateur évaluent plusieurs compétences nécessaires au poste. Un écart apparaît sur l'une d'elles.
Dans Tellent HR Grow, logiciel de gestion de la performance qui peut s'intégrer à un SIRH comme Tellent HR Manage, les compétences sont évaluées par rapport au niveau attendu, et les écarts identifiés peuvent donner lieu à des besoins de formation ou de développement.
Le besoin est alors transmis à Training Square. Il rejoint les autres demandes de formation, où l'équipe formation peut l'analyser et l'arbitrer. S'il est validé, il est intégré au plan, budgété, rattaché à une formation et à une session, puis suivi jusqu'à sa réalisation.
Ce fonctionnement change la nature de la donnée formation. Une inscription n'est plus seulement une ligne dans un plan : elle reste reliée à la raison pour laquelle la formation a été engagée.
Voir comment Training Square s'articule avec votre SIRH
Redonner au manager un rôle dans le pilotage des compétences
Les managers sont souvent les mieux placés pour observer les compétences mobilisées au quotidien, repérer un besoin, puis constater si la formation a eu un effet sur le terrain.
Pourtant, seuls 13 % des répondants les considèrent comme de véritables acteurs du pilotage, autour des compétences et des objectifs. Un tiers (33 %) les implique régulièrement, à travers des revues, des arbitrages ou du suivi. Pour un autre tiers, leur intervention reste ponctuelle et se limite surtout à la validation, tandis que 20 % indiquent qu'ils sont peu ou pas impliqués.
Le rapprochement entre performance et formation peut faire évoluer ce rôle. Lorsque les objectifs et les compétences suivis dans le logiciel de gestion de la performance servent de support aux échanges, le manager ne se contente plus de valider une demande de formation. Il participe à une boucle complète : observer, évaluer, identifier un besoin, développer, réévaluer.
Mesurer l'efficacité de la formation : le chaînon encore manquant
Pendant longtemps, les indicateurs de formation ont surtout répondu à des questions opérationnelles : combien de collaborateurs formés, combien d'heures réalisées, quel budget consommé, quel taux de satisfaction.
Ces KPI restent indispensables. Ils ne disent pas, en revanche, si la formation a permis de développer la compétence pour laquelle elle avait été engagée.
Sur ce point, la marge de progression est nette : 27 % des responsables formation interrogés ne suivent pas l'efficacité des formations, 27 % se limitent à une évaluation à chaud de la satisfaction et 33 % ajoutent une mesure à froid de l'application sur le terrain. Seuls 13 % combinent évaluation à chaud, à froid et mesure de l'impact sur le business, les compétences ou la performance.
Concrètement, l'évaluation à froid pilotée dans le TMS et la réévaluation de la compétence lors de l'entretien suivant, dans le logiciel de gestion de la performance, donnent deux lectures complémentaires. C'est leur rapprochement qui permet de juger l'effet réel d'une formation.
Du logiciel de gestion de formation au pilotage des compétences
D'un côté, des solutions comme Tellent HR Grow structurent les objectifs, les entretiens et les compétences, identifient des écarts et font émerger des besoins de développement. De l'autre, un TMS comme Training Square permet aux équipes RH et formation de transformer ces besoins en actions : construire et arbitrer le plan de développement des compétences, gérer les budgets et les sessions, centraliser les documents et suivre la réalisation des formations.
La connexion entre les deux rapproche deux questions trop longtemps traitées séparément : de quelles compétences avons-nous besoin, et quelles actions de formation mettons-nous réellement en œuvre pour les développer ?
Passer d'une logique de gestion à une logique de pilotage continu, c'est ce qui permet à la formation de peser dans la performance de l'entreprise.
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